Amit nem lehet lejjebb adni
Egy AI program nagy része delegálható. A use case kiválasztása, a munkamenet felépítése, a képzés, a mérés, mindez működik jó csapattal. Van viszont hat döntés, ami visszakerül a vezetői asztalra, és ha ott nem születik meg, akkor a program megáll, akármilyen jól megy minden más.
Az első, hogy mi a szándék
Létszámcsökkentés vagy kapacitásbővítés. Ez nem kommunikációs kérdés, hanem stratégiai döntés, aminek következménye van a mérésre, a képzésre, és arra is, kik lesznek a power userek. Amíg ez nincs eldöntve, addig a szervezet találgat, és a találgatás mindig rosszabb, mint a valóság.
A második, hogy hol marad ember a döntésben
Melyik folyamatból lehet kivenni az emberi jóváhagyást és melyikből nem. Ez felelősségi kérdés, és a felelősség nem delegálható lefelé. Ha egy ügyfélnek kimenő levél emberi ellenőrzés nélkül megy ki, azért a vezető felel, nem az, aki a rendszert beállította.
Készüljön egy egyoldalas lista arról, mely folyamatokban kötelező az emberi jóváhagyás. Ez a belső szabályzat magja, és sokkal hasznosabb, mint egy húszoldalas dokumentum, amit senki nem olvas el.
A harmadik, hogy ki a gazda és van-e mandátuma
Egyetlen név, aki üzleti eredményért felel, nem bizottság. A gazdának legyen döntési joga a saját területén, legyen ideje rá, és legyen mandátuma az osztályok között mozogni. Ha a gazda szerep valakinek a huszadik feladata, akkor a program a huszadik prioritás lesz.
A mandátum a leggyakrabban elmaradó rész. Kineveznek valakit, de nem mondják meg az osztályvezetőknek, hogy együtt kell vele működni. Ilyenkor a gazda kérni jár, nem dönteni, és minden a jóindulaton múlik.
A negyedik, hogy mennyi idő jár rá
A tanulás munkaidő. Ha a képzés és a gyakorlás a kollégák szabadidejéből megy, akkor csak azok tanulnak, akiknek amúgy is van rá kapacitásuk, és a program szűk körre szorul. A nevesített idő a legolcsóbb befektetés az egész programban, mégis ezen szokott elcsúszni.
Az ötödik, hogy mit mérünk és meddig
Egyetlen elsődleges mérőszám, és egy dátum, amikor döntés születik. Ezt a vezetőnek kell rögzítenie, mert csak neki van joga kimondani, hogy egy programot lezárunk. A szervezet magától soha nem áll le semmivel, csak elfelejti.
A hatodik, hogy ő maga használja-e
Ez a legkényelmetlenebb pont, mégis ez hat a leggyorsabban. Ha a vezetői kör nem nyúl hozzá, a szervezet ebből pontosan tudja, mennyire fontos a program. Nem kell mindent tudni, elég egy feladat, amit láthatóan másképp csinál, mint korábban.
Egy 500 fős divíziónál a fordulópont az volt, amikor a divízióvezető a heti értekezleten a saját, AI-jal készült összefoglalójából olvasott fel, és elmondta, hogy húsz perc helyett három perc alatt készült. Ez a mondat többet ért, mint az addigi teljes belső kommunikáció.
Ha csak egyet lehet
Ha a hatból csak egyet lehetne kiválasztani, az a szándék tisztázása lenne. Ebből következik az összes többi, és enélkül a legjobb csapat is a sötétben dolgozik.
Források és további olvasnivaló
A vezetői szerepről az Amit a vezérigazgatónak tudnia kell az AI-ról, az AI stratégia felsővezetőknek és az Az igazgatóság felelőssége az AI bevezetésében című cikkeimben.