A szabályzat célja
Egy AI szabályzat nem attól jó, hogy jogilag lefedi a céget. Attól, hogy egy kolléga két másodperc alatt el tudja dönteni, hogy amit épp csinálni akar, az belefér-e. Ha ehhez elő kell venni egy húszoldalas dokumentumot, akkor nem fogja megtenni, hanem megcsinálja, ahogy jónak látja.
Ezért a jó szabályzat rövid, konkrét példákat használ, és a kérdéseket a napi munka nyelvén teszi fel. A hosszú változat létezhet, de az a jogi archívumnak készül, nem a mindennapoknak.
Mikor kell megírni
A leggyakoribb hiba az időzítés. A cégek vagy túl korán írnak szabályzatot, amikor még nincs használat, és akkor elméleti marad, vagy túl későn, amikor már régóta folyik az árnyékhasználat, és a szabályzat visszamenőleg tilt.
A jó időzítés a második hónap. Amikor már van egy működő use case és van néhány power user, de még nem terjedt szét a szervezetben. Ekkor a szabályzat konkrét helyzetekre tud válaszolni, és van, aki tesztelje, hogy érthető-e.
A szabályzat nem lassítja a bevezetést, hanem gyorsítja. Amíg nincs eldöntve, mi mehet bele, addig a csapat óvatosságból nem használja az érdemi feladatokra, és a program a jelentéktelen feladatoknál ragad meg.
Mit old meg és mit nem
Amit megold
- A napi döntést, mi mehet bele és mi nem
- A felelősség kérdését, ki felel a kimenetért
- Az eszközválasztást, mit szabad használni
- A kockázatos esetek eszkalációját
Amit nem old meg
- A rossz minőségű kimenetet
- A képzés hiányát
- Az árnyékhasználatot, ha a hivatalos út nehézkes
- A folyamat szerkezeti problémáit
Ez utóbbi különösen fontos. Ha a hivatalos eszközhöz három jóváhagyás kell, akkor a szabályzat nem fogja megakadályozni, hogy valaki a saját fiókjából dolgozzon. Az emberek azt az utat választják, amelyik kevesebb súrlódással jár.
Források és további olvasnivaló
A szabályzat felépítéséről a Hogyan írjunk vállalati AI policy-t című cikkemben.