Rendszerszemlélet, a következő képesség

Az árnyékból a nyílt működésbe

A szakirodalom árnyék informatikának hívja azokat az eszközöket, amelyeket az üzleti oldal az informatika tudta vagy egyetértése nélkül használ vagy épít. Kopper és társai 2018-ban külön fogalmat javasoltak azokra a rendszerekre, amelyek láthatóvá válnak, és amelyeket az üzleti terület nyíltan fejleszt vagy üzemeltet. Ezt üzlet által kezelt informatikának nevezték el, és a belső appoknál is ez a cél állapot.

A belső appok döntő többsége maradhat az üzleti oldalon, ha látható, van gazdája, és a kockázatához illő szabály vonatkozik rá.

Három sáv

Az egységes szabály minden appra rossz megoldás, mert az ártalmatlanokat túlszabályozza, a kockázatosakat pedig alulszabályozza. Ehelyett két szempont szerint sorolom be az appokat, mennyire önállóan cselekszik, és milyen széles a hozzáférése. Ebből három sáv adódik.

A személyes sávban az app csak a készítőjének dolgozik, zöld adattal, és legfeljebb javasol. Ide elég a regisztráció. Csapat sávról akkor beszélek, ha többen használják, belső adattal dolgozik, és visszafordítható lépéseket tehet, ehhez megnevezett gazda, második ember és egyoldalas leírás tartozik. Az üzletkritikus sávban az app pénzt mozgat, ügyféladatot módosít, kifelé kommunikál, vagy egy folyamat áll meg nélküle. Itt az informatika is kell, jóváhagyási kapuval és vészleállítóval.

Könnyű regisztráció

A regisztráció nem engedélyeztetés. Minden appnak legyen neve, gazdája, egymondatos leírása arról, milyen adatot kezel, és egy helye, ahol a cég látja, hogy létezik. Ennyi elég ahhoz, hogy kilépéskor kiderüljön, mi marad gazda nélkül, egy modell kivezetésekor pedig, melyik appot kell megnézni.

Egy debreceni gyógyszer nagykereskedőnél a regisztrációt egy közös táblázattal kezdték, és az első hónapban harmincegy belső eszköz került fel rá. A vezetés kilencről tudott. Senkit nem büntettek meg, a tábla viszont megmutatta, hogy három eszköz ugyanazt csinálja, kettő pedig olyan ügyféladatot kezel, amire a szabályzat szerint nem lett volna szabad.

Kilenc kérdés, mielőtt mások ráépülnek

Az eddigiekből egy rövid kérdéssor áll össze, amelyen minden belső app átmegy, mielőtt a csapat rábízza a munkáját.

1. Ki az üzleti gazdája, és ki a második ember, aki ismeri?
2. Melyik adatot olvassa, és az a hiteles forrásból jön-e?
3. Hivatalos kapcsolaton jut-e az adathoz, céges kulccsal?
4. Melyik adatot írja, és melyik rendszer az igazság forrása rá?
5. Milyen színű adat megy át rajta, és jóváhagyott környezetben fut-e?
6. Kap-e valaki értesítést, ha leáll, és van-e kipróbált mentés?
7. Le van-e írva egy oldalon, mit csinál és mi a teendő hiba esetén?
8. Melyik sávba tartozik, és ennek megfelelő-e a felügyelete?
9. Benne van-e a cég nyilvántartásában?

Ha valamelyik kérdésre nincs válasz, az app még nem áll készen arra, hogy mások ráépüljenek. Ez nem ítélet a készítőről. A rendszerszemlélet éppen ezt a kilenc kérdést teszi természetessé, és aki egyszer végigment rajta, a következő appját már ezek mentén tervezi.

Források és további olvasnivaló

Kopper, A., Fürstenau, D. és társai, Shadow IT and Business-Managed IT, A Conceptual Framework and Empirical Illustration, International Journal of IT/Business Alignment and Governance, 2018. Haag, S., Eckhardt, A., Shadow IT, Business and Information Systems Engineering 59(6), 2017. A két szempontú besorolásról Az egységes AI ügynök governance csapdája című cikkemben, a regisztrációról ebben az írásomban írtam, a power userek szerepéről pedig itt olvasható bővebben.