Az üzleti döntések, amiket nem lehet delegálni

Melyik rendszer mondja meg az igazat

Ha ugyanaz az adat két helyen szerepel, el kell dönteni, melyik az irányadó. Az ügyfél címe a CRM-ben vagy a számlázóban, a cikk ára az ERP-ben vagy a webáruházban, a szerződéses határidő a dokumentumban vagy a nyilvántartásban. Ezt a döntést nem lehet technikai alapon meghozni, mert mindkét rendszernek van jogos használója.

Amit ilyenkor kérni szoktam, az egy mezőszintű táblázat. Minden vitatott mezőhöz egy rendszer és egy felelős név. Néhány óra munka, viszont ez az a dokumentum, ami később minden vitát lezár, és ami nélkül a fejlesztés folyamatosan megáll.

A definíciók kimondása

Meg kell mondani, mi a hivatalos definíciója az aktív ügyfélnek, a lezárt projektnek vagy a nettó árbevételnek. Ez nem szótárazás. Egy veszprémi szolgáltató cégnél az aktív ügyfél definíciója három változatban élt, és a marketing ezért háromszor annyi címre küldött kampányt, mint amennyi jogosult lett volna. A definíció kimondása ott egyetlen értekezleten megtörtént, a következménye viszont a levélküldési költség harmadolása lett.

A definíciót mindig le kell írni, és oda kell tenni, ahol az adat lakik. Fejben tartott megállapodás fél éven belül szétcsúszik, mert a résztvevők cserélődnek.

A keletkezés helye

A második szál a fontosabb. Ha a hiba oka az, hogy egy szabad szöveges mezőbe bárki bármit írhat, akkor a javítás kötött lista bevezetése, nem pedig az, hogy havonta valaki átnézi a bejegyzéseket. Két rendszer közötti kézi átgépelésnél pedig az összekötés a megoldás.

Ez a rész szokott ellenállásba ütközni, mert érinti a napi munkamenetet. Segít, ha a felvitelt végző kollégáknak megmutatjuk, mi lett a korábbi hibákból, mert a kötött lista így nem korlátozásnak látszik, hanem védelemnek.

Mi legyen a régi adattal

A harmadik döntés a kivezetés. Választ kell adni arra, mi legyen a több éve keletkezett anyagokkal, amiket senki nem fog átnézni. Aláírással érdemes rögzíteni, hogy a régi adat kimarad, vagy hogy külön jelöléssel, alacsonyabb megbízhatósággal marad bent. Nyitva hagyva ez a kérdés a projekt végéig kísért, és minden elemzésnél újra elő fog kerülni.

Források és további olvasnivaló

DAMA DMBOK második kiadás, az adatgazdai szerepekről és a definíciók kezeléséről. Nithya Sambasivan és társai, CHI 2021, a keletkezési ponton történő beavatkozás fontosságáról. A szervezeti oldalról és a felelősségek kiosztásáról a bevezetési hibákról szóló cikkemben írtam.