A bejelentés
Az Office átköltözik a beszélgetés mellé
Október 9-én a Microsoft bejelentette, hogy a Word, az Excel és a PowerPoint teljes tudása bekerül az új Copilot appba. A felhasználó egy beszélgetéssel vagy egy közös munkamenettel indul, és ugyanabban a felületen szerkeszti tovább az anyagot, a megosztással, a megjegyzésekkel és a jelenléttel együtt. Tárolásra továbbra is a OneDrive szolgál. Elsőként a Frontier ügyfelek kapják meg.
A különálló Word, Excel és PowerPoint közben nem szűnik meg, a felhasználó szabadon vált a két felület között. Ettől lesz ez a cégeknél nehezebb ügy, mint egy éles lekapcsolás lenne. Egy lekapcsolásra mindenki készül. Párhuzamosan futó második munkamódra viszont senki.
Az irány két éve látszik, előbb a modell költözött be az alkalmazások mellé, most pedig az alkalmazások költöznek a modell mellé. A legtöbb cég közben még az első lépést sem dolgozta fel rendesen, és már itt a második.
Amikor ezt elolvastam, a biztosítós tizenegy lépés jutott eszembe. Abból a tizenegyből kilenc olyan dolog volt, ami csak azért létezik, mert a munka egysége egy fájl volt.
Harminc év szokása
A fájl, ami eddig a munka kezdete volt
A vállalati működés jó része arra épül, hogy a gondolat előbb fájllá válik, és onnantól a fájl utazik. A fájlnak van neve, helye, tulajdonosa, verziója és jogosultsága. Az engedélyezés azt jelenti, hogy valaki megnyitotta és rábólintott. Archiváláskor a végleges példányt tesszük el. Az egész folyamatirányítás erre a tárgyra van felfűzve.
Ebben a felületben megfordul a sorrend. A gondolat beszélgetésként indul, és a dokumentum ennek a beszélgetésnek az eredménye lesz. Létrejön a fájl is, és a OneDrive-ban ott marad, csak már nem ő a munka kiindulópontja, hanem a lenyomata.
A cégeknél ez ott fáj, ahol a legtöbb szabály lakik. Ahol a folyamat azt mondja, hogy a második verziót a szakmai vezető hagyja jóvá, ott hirtelen nincs második verzió, mert a készülő anyag egy élő munkamenetben alakult, és csak a vége lett fájl.
Első jelek
Tizenegy lépésből kilenc a fájlról szólt
A biztosítónál lebontottuk, mi mire megy el. A szakmai tartalom megírása és az adatok ellenőrzése volt a valódi munka. Minden más a tárgy mozgatása. Verziószám a fájlnévben, mert a közös meghajtón nem lehetett megbízni az automatikus előzményben. Visszaküldés e-mailben, mert a jóváhagyó nem akart a megosztott mappában szerkeszteni. Külön összefésülés, mert ketten egyszerre dolgoztak két példányon.
Amikor ezt a listát megmutattam a terület vezetőjének, az első reakciója az volt, hogy ez nem AI kérdés, hanem rendetlenség. Igaza volt. Ha egy cég a fájl köré épített kilenc szokást, akkor az a kilenc szokás nem tűnik el attól, hogy a Microsoft átrendezi a felületet. Ott marad, és ütközni fog az új munkamóddal.
Ezek közül hármat még aznap kivezettünk. A verziószám kikerült a fájlnévből, a jóváhagyás átköltözött a megosztott mappába, és az összefésülés megszűnt, mert ketten ugyanazon a példányon dolgoztak tovább. Négy nap helyett kettő lett az átfutás, egyetlen AI eszköz bevonása nélkül.
Egy gyártó cégnél ugyanezt más oldalról láttam. Ott a minőségirányítás előírta, hogy a vizsgálati jegyzőkönyv csak aláírt PDF formában érvényes. A kollégák elkezdték a modellel megíratni a jegyzőkönyv szövegét, majd kézzel átmásolták a hivatalos sablonba. Ettől a gép gyorsított a fogalmazáson, és közben keletkezett egy új, dokumentálatlan köztes lépés, amiről a minőségirányítási rendszer semmit nem tudott.
Ami kimarad a fájlból
A beszélgetés nem fér bele a dokumentumba
Egy kész anyagból eddig is hiányzott, hogy miért lett olyan, amilyen. A különbség az, hogy eddig ez a tudás a szerző fejében volt, és meg lehetett kérdezni tőle. Az új munkamódban a döntések egy része egy beszélgetésben születik meg, ahol a felhasználó szűkít, elvet, újrakér, és a modell javasol.
Ha ez a beszélgetés nem marad meg a dokumentum mellett, akkor a cég elveszíti a keletkezés történetét. A fájl ott lesz a OneDrive-ban, a hozzá vezető út viszont nem feltétlenül. Amikor fél évvel később valaki megkérdezi, hogy a kockázati besorolás miért lett közepes és nem magas, akkor a válasz a szerzőnél van, vagy sehol.
Ilyenkor azt kérdezem meg, hogy ha az anyag készítője holnap felmond, meg tudja-e valaki más védeni a benne szereplő állításokat. Ahol a válasz nem, ott a keletkezés története üzleti kockázat, nem adminisztrációs kérdés. Egy ügyfelemnél emiatt vezettük be, hogy a nagyobb elemzések mellé bekerül négy sor arról, milyen adatokból és milyen feltételezéssel készültek.
Ez a négy sor nem a modell miatt kell. Ugyanazt a célt szolgálja, mint régen a számítási melléklet, csak most a beszélgetés helyére kerül.
Ezt a kérdést minden ügyfelemnél felteszem, amikor AI eszköz kerül a napi munkába. Hol marad meg az, ami a kimenet mögött van. A legtöbb helyen erre nincs válasz, és ez addig nem baj, amíg valakinek nem kell visszakeresnie.
Jóváhagyás és felelősség
Ki hagyta jóvá azt, ami közben készült
Egy pénzügyi szolgáltatónál a belső szabályzat úgy fogalmaz, hogy ügyfélnek szóló anyagot két szem lát. Ez a szabály egy fájlra van kitalálva. Van egy kész állapot, azt valaki elolvassa, és jóváhagyja. Egy élő munkamenetben viszont nincs természetes megállás, mert az anyag folyamatosan alakul, és bármikor mehet tovább.
Ahol ezt időben átgondolták, ott a megoldás egyszerű volt. Kijelölték, mi az a pont, amikor a készülő anyagból rögzített példány lesz, és a jóváhagyás csak arra vonatkozik. A rögzítés mozzanata a fontos, nem a formátum. Enélkül a felelősség szétfolyik, mert senki nem tudja megmondani, melyik állapotot látta a második szem.
Egy kereskedelmi cégnél ezt úgy oldottuk meg, hogy a rögzítés egyetlen gombnyomás lett. Aki késznek ítélte az anyagot, elmentette egy külön mappába, és onnantól az számított hivatalos példánynak. Primitív megoldás, mégis ez szüntette meg a vitákat arról, ki mit látott.
A másik gyakori hiba, hogy a cég az új felületet simán engedélyezi, a szabályzatot viszont nem nyitja ki. Fél év múlva derül ki, hogy a napi gyakorlat és a leírt folyamat két külön világ, és egy auditnál a leírt folyamat számít.
Amit a kollégáknak tudniuk kell
A készség átkerül a formázásról a feladatadásra
Egy ilyen felületen a jó eredmény azon múlik, mennyire élesen tudja valaki elmondani, mit akar. Ki az olvasó, mi a döntés, amit elő kell készíteni, mi az a három adat, ami nem hiányozhat, és milyen hosszú legyen. Ez a képesség ma kevés helyen van meg, mert eddig nem kellett. Aki a Wordben ült, az formázott, és közben maga rakta össze a gondolatot.
A biztosítónál ezt egyetlen délutánban kezeltük. Ott a csapat a saját elemzéseivel dolgozott, és mindenki megírta a feladatkiadását ugyanarra a típusú anyagra. Amikor egymás mellé tettük őket, kiderült, hogy heten hét különböző dolgot vártak el ugyanattól a dokumentumtól. Az eszközről azon a délutánon egy szó sem esett.
Azt is meg kellett tanulniuk, mikor ne a géppel kezdjenek. Rövid, rutin levélnél a feladatkiadás megírása tovább tart, mint maga a levél. Ahol ezt nem mondtuk ki, ott néhány kolléga mindenre a modellt hívta, és a végén lassabb lett, mint korábban.
Egy folyamatosan alakuló anyagnál könnyű elveszíteni a fonalat, és a végén elfogadni valamit, amit senki nem nézett át rendesen. Akit arra tanítottunk meg, hogy a saját szavaival mondja vissza a kész anyag állításait, az hamar megtalálta a hibákat.
A hosszú átmenet
Két munkamód fog egymás mellett futni
Mivel a különálló alkalmazások maradnak, a cégeknél hosszú ideig kétféle módon készül majd ugyanaz az anyag. Lesz, aki a megszokott Wordöt nyitja meg, és lesz, aki beszélgetéssel kezd. Mindkettő ugyanoda ment, a kimenet viszont nem egyforma, és a folyamat sem.
Ha ugyanaz a tartalom kétféle úton keletkezhet, akkor a naplózás, a jogosultság és az adatvesztés elleni védelem mindkét úton kell. Több helyen láttam, hogy a szabályokat gondosan ráhúzták a megszokott alkalmazásokra, az új felület pedig egy ideig kimaradt belőlük, egyszerűen azért, mert a bevezetéskor senki nem gondolt rá.
Egy nyolcvan fős mérnökirodánál ezt a megállapodást egyetlen oldalban írtuk le. Három anyagtípusnál maradt a megszokott út, kettőnél szabad volt beszélgetéssel kezdeni, és minden ügyfélnek menő dokumentumnál kötelező lett a rögzített példány. Vita nem lett belőle, mert a döntés megelőzte a szokásokat.
Erre érdemes most felkészülni, amíg kevesen használják. Egy rövid belső megállapodás elég hozzá. Milyen anyagtípusnál melyik út a főszabály, hol kell rögzített példány, és mit csinál az, aki a másik úton indult el. Ez a döntés fél óra, ha most hozzák meg. Egy év múlva, harminc ember kialakult szokásával szemben, már hónapokba kerül.
A funkció a bejelentés szerint elsőként a Frontier ügyfeleknél jelenik meg, tehát egy átlagos magyar középvállalatnál ez ma még nem napi valóság. Felkészülni viszont nem a licenc miatt kell, hanem a saját folyamatok állapota miatt.
Mivel kezdeném
Amit a helyükben most megnéznék
Kiválasztanék egy gyakori, fontos dokumentumtípust, és végigkövetném, hány lépés szól a tartalomról és hány a fájl mozgatásáról. A biztosítónál ez a számolás egy délelőtt volt, és utána mindenki másképp beszélt a témáról, mert a kilences szám nehezen vitatható.
Utána megnézném, hol van a folyamatban rögzített állapot, és hol nincs. Ahol a szabályzat verzióról beszél, ott ki kell mondani, mi minősül verziónak akkor, ha az anyag egy beszélgetésből nőtt ki. Ez egy mondat a szabályzatban, és rengeteg vitát előz meg.
Végül azt tisztáznám, hol marad meg a keletkezés története. Nem kell hozzá külön rendszer, sok helyen elég annyi, hogy a kész anyag mellé bekerül a feladatkiadás és a felhasznált források listája. Az a cég, amelyik ezt a három dolgot most rendbe teszi, akkor is jobban jár, ha a Copilot appot végül egy évig nem engedi be.