Az eszközök a sorozat anyagaira épülnek, a használatukhoz viszont nem kell végigolvasni mindet. A kérdőív a hét dimenzió mentén pontoz, a szervezet szintje pedig a legalacsonyabb dimenzió értéke, mert a legszűkebb pont határozza meg a rendszer teljesítményét.
Menet
A felmérés menete
A kérdőív nem önkitöltő teszt, hanem egy beszélgetés váza, amelyhez bizonyíték tartozik. A gyakorlatban két óra alatt elvégezhető, ha a megfelelő emberek egy helyen vannak.
A résztvevők köre a vizsgált folyamhoz tartozó területi vezető, a folyamatot napi szinten végző munkatárs, valamint az adat és a jogosultság felelőse. A vezetői önértékelés egyedül rendre magasabb szintet ad, mint a tényleges állapot, mert a vezető a szándékot látja, a végző pedig a kivételeket.
A pontozás szabálya egyszerű. Egy kérdésre akkor igen a válasz, ha megnevezhető a bizonyíték, vagyis egy dokumentum, egy mérési eredmény vagy egy nevesített felelős. Az emlékezet és a szándék nem bizonyíték. A dimenzió szintje a kapott pontszám, a szervezet szintje pedig a legalacsonyabb dimenzió értéke.
Az eredmény önmagában kevés, a használható kimenet a legalacsonyabb dimenzióhoz tartozó következő lépés. Ha az adat és kontextus dimenzió a legszűkebb, akkor minden folyamatautomatizálás elhalasztandó, amíg az adatoldal nem áll. Ha a mérés és visszacsatolás a legszűkebb, akkor a következő lépés nem újabb folyamat bevezetése, hanem a meglévők mérési rendszerének felépítése.
Felmérés
Érettségi kérdőív
A kérdőív huszonnyolc eldöntendő kérdést tartalmaz, dimenziónként négyet. Minden igennel megválaszolt kérdés egy pontot ér, a dimenzió szintje a pontszámmal egyezik, a szervezet szintje pedig a legalacsonyabb dimenzió értéke. A válasz csak akkor igen, ha bizonyíték is tartozik hozzá, vagyis megnevezhető dokumentum, mérési eredmény vagy nevesített felelős.
Munkaegység és folyamat
- Mérve van a kiválasztott folyamat végponttól végpontig futó átfutási ideje.
- Ismert, hol áll a munka a legtöbbet, és miért.
- A folyamatot esemény indítja, nem ütemezett kör.
- A folyamat eredményéért egy, név szerint megjelölt személy felel, területi határokon átnyúló hatáskörrel.
Adat és kontextus
- Írott formában áll a lépések elvégzéséhez szükséges szakmai háttér.
- A kontextus gondozásának van nevesített felelőse.
- A felhasznált adatokhoz tartozik leírt jelentés és minőségi vállalás.
- Az elavult belső anyagok kivonása rendszeresen megtörténik.
Döntési jog és verifikáció
- Minden rendszeres munkalépéshez tartozik írott elfogadási kritérium.
- Lépésenként kimondott autonómiaszint működik.
- Az ellenőrzés mintavételes, és az eredménye mért.
- Rögzített szabály szerint emelkedik és csökken az autonómia.
Technológiai réteg
- A folyamat gépi lépései a vállalati rendszerekhez hozzáférnek.
- Egységes jogosultságkezelés alatt futnak a gépi lépések.
- Minden gépi futás naplózott és visszakereshető.
- A szolgáltató váltása a folyamat újraírása nélkül lehetséges.
Szerepek és képességek
- Nevesített verifikátor működik a folyamatban.
- Nevesített adattermék felelős tartozik a felhasznált adatokhoz.
- A képzés a feladatmegfogalmazásra és a kritikus olvasásra irányul, nem az eszközkezelésre.
- A power userek tudása visszakerül a közös kontextusba.
Mérés és visszacsatolás
- Van a folyamathoz tartozó, valós esetekből álló vizsgálati készlet.
- A készlet minden módosítás előtt és után lefut.
- A visszautasított kimenetek hibatípus szerint rögzítve vannak.
- A bevezetés előtti alapérték mérve van.
Kormányzás
- A felhasználás kockázati kategóriája írásban megállapított.
- Az adatkezelés jogalapja és célja rögzített.
- A kifelé ható kimenetek mögött nevesített emberi felelős áll.
- A modellváltás vizsgálathoz kötött.
Tervezés
Folyamatkártya sablon
| Mező | Tartalom |
|---|---|
| Folyam megnevezése | |
| Tulajdonos | |
| Indító esemény | |
| Végeredmény és átvevő | |
| Lépések, sorrendben | |
| Lépésenkénti bemenet és kimenet | |
| Lépésenkénti elfogadási kritérium | |
| Lépésenkénti autonómiaszint | |
| Emberi döntési pontok | |
| Gépi kapuk | |
| Felhasznált adattermékek | |
| Kontextuscsomag hivatkozása | |
| Naplózási pontok | |
| Hibakezelési utak | |
| Mért mutatók és alapértékek | |
| Verzió és módosítás dátuma |
Döntési jog
Döntési jog mátrix sablon
| Lépés | Hiba költsége | Visszafordítható | Gépileg ellenőrizhető | Autonómiaszint | Emelés feltétele | Felelős |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hibajegy osztályozása | alacsony | igen | igen, visszanyitási arány | A3 | hibaarány 2 százalék alatt 500 eseten | ügyfélszolgálat vezetője |
| Ajánlattervezet készítése | közepes | igen | részben, árazási szabály ellenőrizhető | A1 | hibaarány 5 százalék alatt 200 eseten | értékesítési vezető |
| Szerződés aláírása | magas | nem | nem | A0 | nem emelhető | ügyvezető |
| (saját lépés) |
Értékelés
Értékelési terv sablon
| Mező | Tartalom |
|---|---|
| Vizsgált lépés | |
| Esetek száma és kiválasztásuk módja | |
| Elfogadási kritériumok, mérhető formában | |
| Ismert hibatípusok és példáik | |
| Elfogadási küszöb | |
| Futtatás gyakorisága | |
| A romlás esetén követett eljárás | |
| Felelős |
Adat
Adattermék adatlap sablon
| Mező | Tartalom |
|---|---|
| Megnevezés | |
| Jelentés, mezőszinten | |
| Felelős, név szerint | |
| Forrás és átalakítások | |
| Frissítés gyakorisága és megengedett késés | |
| Minőségi vállalás, mérhető formában | |
| Felhasználási kör és jogalap | |
| Változáskezelés rendje | |
| Fogyasztók |
Ütemezés
Kilencven napos bevezetési terv
| Időszak | Tartalom | Kimenet |
|---|---|---|
| 1. és 2. hét | folyam kiválasztása, értékfolyam leképezése, alapértékek mérése | folyamattérkép, alapérték jegyzőkönyv |
| 3. és 4. hét | dekompozíció, kockázati besorolás, döntési jogok kiosztása | műveletjegyzék, autonómia mátrix |
| 5. és 8. hét | adattermékek felmérése és javítása, kontextuscsomag összeállítása | adatlapok, kontextuscsomag első változata |
| 9. és 10. hét | újratervezés, vizsgálati készlet összeállítása | folyamatkártya, értékelési terv |
| 11. és 12. hét | árnyékfuttatás, majd részleges átvétel emberi jóváhagyással | mért hibaarány, hibatípus jegyzék |
| 13. hét | kiértékelés, autonómia emelése vagy visszaléptetése, a következő folyam kiválasztása | döntési jegyzőkönyv, következő ciklus terve |
A terv a folyam méretétől függően nyúlik vagy rövidül, a sorrend viszont nem cserélhető fel. Az adatalapozás előtti újratervezés a leggyakoribb és legköltségesebb hiba, mert a kész folyamat kiderült adathiányok miatt áll meg.
Hivatkozások
Hivatkozott források
Az anyag állításai az alábbi szakirodalomra épülnek.
- DAMA International (2017). DAMA-DMBOK. Data Management Body of Knowledge. 2. kiadás, Technics Publications.
- Womack, J. P., Jones, D. T. (1996). Lean Thinking. Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. Simon and Schuster.
- Forsgren, N., Humble, J., Kim, G. (2018). Accelerate. The Science of Lean Software and DevOps. IT Revolution Press.
- Skelton, M., Pais, M. (2019). Team Topologies. Organizing Business and Technology Teams for Fast Flow. IT Revolution Press.
- Hevner, A. R., March, S. T., Park, J., Ram, S. (2004). Design Science in Information Systems Research. MIS Quarterly, 28(1), 75-105.