Tervezés, becslés és ütemezés

Az optimizmus torzítás kutatása

Bent Flyvbjerg, az Oxfordi Egyetem professzora és kutatótársai a világ legnagyobb projektadatbázisain mutatták ki, hogy a költségtúllépés nem kivétel, hanem szabály. A vasúti projektek átlagosan 40 százalékkal, a gátak közel dupla áron, az olimpiák másfélszeres túllépéssel zárnak. A magyarázat két rétegű. Az optimizmus torzítás miatt a tervezők jóhiszeműen is a kedvező forgatókönyvet vetítik előre, a stratégiai torzítás miatt pedig a jóváhagyásért versengő projektgazdáknak érdekük a szépített terv. A kettő együtt azt eredményezi, hogy a belső nézetből készült becslés szinte mindig alábecsül.

A külső nézet és a referenciaosztály

Flyvbjerg megoldása a referenciaosztályos becslés. A lényege, hogy a tervet nem a saját részleteiből építed fel, hanem kívülről nézed. Megkeresed a hasonló, már lezárt projektek osztályát, és az ő tényleges kimeneteik eloszlásából indulsz ki. Ha a hasonló projektjeink átlagosan 40 százalékot csúsztak, akkor az új terv reális kiindulópontja nem a csapat lelkes becslése, hanem a történeti eloszlás. A módszert nagy infrastrukturális beruházásoknál évek óta használják, a brit kormányzati tervezésbe is beépült.

Itt jön a képbe az AI. A referenciaosztályos becslés eddig azért maradt a megaprojektek luxusa, mert kézzel összeállítani a hasonló projektek adatbázisát drága és lassú. Egy jól karbantartott projektarchívumon az AI ezt a keresést és összevetést percek alatt elvégzi, tetszőleges méretű projektre. A külső nézet így a PMO mindennapi eszközévé válhat, nem módszertani különlegesség marad.

Ütemezés a gyakorlatban

A becslésen túl az ütemezés napi munkájában az AI három helyen segít már ma. A terv felépítésénél a hasonló projektek szerkezetéből javasol feladatlistát, így a felejtős tételek, az engedélyek, az átfutási idők, a tesztelés, nem maradnak ki. A terv karbantartásánál a tényadatokból újraszámolja a várható befejezést, és jelzi, ha a kritikus út elmozdult. A jelentésnél pedig a csúszás okait emberi nyelven foglalja össze a vezetésnek. A projektvezető ideje így a terv karbantartása helyett a terv mögötti problémák megoldására szabadul fel.

Források és további olvasnivaló

Bent Flyvbjerg és kutatótársai munkái az optimizmus torzításról, a stratégiai torzításról és a referenciaosztályos becslésről, Oxfordi Egyetem, köztük a nagy infrastrukturális projektek költségtúllépéseit elemző adatbázis kutatások. Fridgeirsson és társai, Sustainability, 2021, az ütemezési tudásterület kiemelt érintettségéről.