Frissítés és karbantartás

A frissítés kérdése

Az első döntés az, milyen gyakran kerül be az új anyag. Ez ritkán technikai kérdés, sokkal inkább üzleti. Ha egy szabályzat évente változik, elég havonta futtatni. Ha egy árlista naponta, akkor napi frissítés kell, különben a rendszer téves árat fog mondani.

A veszélyes eset az, amikor a felhasználó nem tudja, mennyire friss az adat. Ilyenkor a naprakészség illúziója rosszabb, mint a nyíltan vállalt késés. Érdemes a válasz mellé odaírni, milyen dátumú anyagból dolgozott.

A törlés, amit mindenki elfelejt

Az új dokumentum bekerül. A módosított is, jellemzően. A törölt viszont bent marad, mert a legtöbb frissítési folyamat csak hozzáad.

Ennek a következménye az, hogy a rendszer olyan szabályzatot idéz, amit fél éve visszavontak. Ez ráadásul jogi kockázat is, nem csak kellemetlenség.

Ugyanez igaz a jogosultságra. Ha valaki kilép a cégtől vagy más csoportba kerül, a régi hozzáférés az indexben marad, hacsak nincs erre külön folyamat.

Amikor az anyag nő

A RAG rendszerek minősége jellemzően romlik, ahogy nő az anyag, és ez meglepetésként éri a csapatokat. Az ok egyszerű. Több darab között több a hasonló, és a keresésnek nehezebb eltalálnia a jót.

Ellene a szűrés segít a legjobban. Ha a keresés előtt le tudjuk szűkíteni a kört dokumentumtípusra, időszakra vagy szervezeti egységre, akkor a növekedés nem rontja a minőséget.

Ezért éri meg a metaadatot már az elején rendesen felvinni, még akkor is, ha az induláskor kétszáz dokumentumnál még feleslegesnek tűnik.

Mikor kell újraépíteni

Három eset van, amikor a teljes index újraépítése elkerülhetetlen. Ha beágyazó modellt cserélsz. Ha a darabolás módján változtatsz. És ha a metaadat szerkezete bővül.

Mindhárom tervezhető, tehát érdemes előre számolni vele, hogy ez mennyi időbe és mennyi pénzbe kerül. Egy nagy anyagnál ez nem néhány perc, és ha ezt nem tudjuk előre, akkor a szükséges javítást halogatni fogjuk.