Ami már most is folyik
Amikor egy cégnél felmérést csinálok, szinte mindig kiderül, hogy a kollégák egy jelentős része már használ valamilyen eszközt, jellemzően a saját előfizetésével. A vezetés általában meglepődik ezen, pedig ez a legpontosabb piackutatás, amit egy cég kaphat.
Aki a saját fiókjából dolgozik, az pontosan megmutatja, hol van akkora fájdalom, hogy megéri érte fizetni és szabályt szegni. Ez nem fegyelmi kérdés, hanem információ.
Miért nem működik a tiltás
A tiltás nem szünteti meg a használatot, csak láthatatlanná teszi. Aki eddig az irodai gépről dolgozott, az ezután a telefonjáról fog, és onnantól a cégnek végképp nincs rálátása. A kockázat nem csökken, csak eltűnik a látóteréből.
A második baj az, hogy a tiltás után senki nem fog jelezni, ha valami félrement. Ha valaki véletlenül kimásolt egy ügyféladatot, akkor tiltás mellett hallgatni fog, mert a bejelentés a saját fegyelmi ügye lenne.
A súrlódás elve
Az emberek azt az utat választják, amelyik kevesebb súrlódással jár. Ha a hivatalos, biztonságos eszköz nehézkes, drága a hozzáférés, vagy három jóváhagyás kell hozzá, akkor a magánfiókos megoldás mindig nyerni fog. A feladat nem az árnyékút bezárása, hanem az, hogy a hivatalos út legyen a könnyebb.
Ami az árnyékba terel
- Hozzáférés csak igényléssel és jóváhagyással
- Csak egy szűk kör kap licencet
- Bonyolult belépés, külön jelszó
- Bizonytalanság arról, mi szabad
Ami a fényre terel
- Alapértelmezett hozzáférés mindenkinek
- Ugyanaz a belépés, mint a többi eszköznél
- Világos, rövid szabály a három kategóriával
- Bejelenthető hiba fegyelmi következmény nélkül
Az amnesztia, ami sokat hoz
Amikor bevezetjük a szabályzatot, érdemes egy határozott mondatot mondani arról, hogy ami eddig történt, az nem kerül elő. Ez felszabadítja a beszélgetést, és onnantól a kollégák megmondják, mit használnak és mire. Enélkül a felmérés eredménye használhatatlan, mert mindenki azt fogja mondani, hogy semmit.
Egy ügyfelemnél a felmérésből az jött ki, hogy a kollégák harmada használ már valamilyen eszközt. Ez volt a legjobb hír a projektben, mert megvolt az a mag, akikre a power user hálózatot építeni lehetett.
Források és további olvasnivaló
MIT Project NANDA, The GenAI Divide. State of AI in Business 2025. A témáról a Shadow AI, már a cégednél van, akár engeded, akár nem című cikkemben.