A dokumentum, amit senki nem olvas el
A legtöbb belső szabályzat sorsa az, hogy körbemegy egy levélben, mindenki visszaigazolja, hogy elolvasta, és senki nem olvassa el. Ez nem hanyagság, hanem a formátum következménye. Egy húszoldalas dokumentumot nem lehet napi döntéshez használni.
Ami működik, az a kétszintű megoldás. Egy oldal, ami kimegy mindenkinek, és a teljes változat, ami elérhető, de nem kötelező olvasmány.
Az egyoldalas változat
Az egy oldalon
- A három kategória saját példákkal
- Az engedélyezett eszközök neve
- Az emberi jóváhagyás listája
- Egy név, akihez fordulni lehet
A teljes változatban
- Hatály, fogalmak, jogi hivatkozások
- Adatkezelési részletek és megőrzési idők
- Szállítói melléklet
- Eljárásrend hiba esetén
A bevezetés módja
Mikor kell hozzányúlni
Két esetben. Az egyik a naptár szerinti felülvizsgálat, félévente, ami főleg az eszközmellékletet érinti. A másik az esemény alapú, amikor új eszköz kerül be, új folyamat indul, vagy a jogszabályi környezet változik.
A gyakorlatban az eszközmelléklet változik a leggyakrabban, és ezért érdemes olyan formában tartani, hogy a módosítása ne igényelje az egész dokumentum újbóli jóváhagyását. Ez adminisztratív részlet, mégis ezen szokott múlni, hogy a szabályzat naprakész marad-e.
Egy szabályzat akkor él, ha valaki hivatkozik rá egy vitában. Ha fél év alatt egyszer sem hangzik el, hogy „ez a szabályzat szerint sárga", akkor nem vezettük be, csak megírtuk.
Források és további olvasnivaló
Az Európai Parlament és a Tanács 2024/1689 rendelete a mesterséges intelligenciáról, közismert nevén az EU AI Act, valamint a GDPR, a 2016/679 rendelet. A bevezetésről és a felülvizsgálatról a Hogyan írjunk vállalati AI policy-t, a jogi háttérről az EU AI Act és GDPR megfelelés tananyagban.