Ahogy a silók születnek
A legtöbb belső app úgy indul, hogy a készítő kimásol egy listát a vállalatirányítási rendszerből vagy a CRM-ből, és abból dolgozik tovább. Az első héten ez tökéletes, mert az adat friss. Egy hónap múlva a forrásban már megváltozott három ügyfél címe, kettő megszűnt, és jött tíz új, az appban viszont a régi állapot él tovább.
Egy szegedi ingatlankezelő cégnél négy osztály épített magának eszközt a bérlők nyilvántartására. A karbantartás, a könyvelés, az ügyfélszolgálat és a jogi terület mind a saját listájából dolgozott, és amikor egy bérlő elköltözött, a négy listából átlagosan kettőben frissült az adat. Senki nem hibázott, egyszerűen nem volt kimondva, melyik lista az irányadó.
Az igazság forrása egy mezőre
Az adattisztításról szóló munkámban azt javaslom, hogy a cég minden fontos adatmezőre mondja ki, melyik rendszer az igazság forrása. Mezőnként érdemes dönteni, mert a számlázási cím lehet a könyvelésé, a kapcsolattartó telefonszáma az értékesítésé, a szerződés állapota pedig a jogi területé. Ez szakmai döntés, nem informatikai, és a szakterületnek kell meghoznia.
Egy belső app tervezésekor ezért mindig ugyanazzal a kérdéssel kezdek. Melyik adatot olvassa az app, és melyiket írja? Amit olvas, azt a hiteles forrásból kell kapnia, nem egy kimásolt példányból. Az írt adatról el kell dönteni, hogy az app maga lesz-e az új igazságforrás, vagy visszaírja az eredeti rendszerbe.
A négy tulajdonság
Ugyanez a kérdés a dokumentumoknál is felmerül, és ott négy tulajdonságot nézek. Hiteles, vagyis van gazdája, aki ki tudja mondani, hogy érvényes. Kontextusba helyezett, tehát kiderül belőle, mire vonatkozik és mire nem. Jogosultsághoz kötött, így csak az látja, akinek látnia kell. Végül visszakövethető, vagyis ismert a forrása, a dátuma és a felelőse.
Egy belső app adataira ugyanez a négy mérce érvényes. Ha egy mezőről nem lehet megmondani, ki felel érte és mikor frissült utoljára, az app magabiztosan fog rossz számot mutatni, és ezt senki nem veszi észre, amíg egy ügyfél nem szól.
A próba bármelyik táblán elvégezhető. Kiválasztok egy listát az appból, és megkérdezem, ki mondaná meg róla, hogy még érvényes. Ha a válasz keresgélés vagy találgatás, az a lista nem lehet igazságforrás.
Források és további olvasnivaló
A négy tulajdonságról és a dokumentumgazda szerepéről Melyik dokumentum az igaz az AI szemében című cikkemben írtam, az igazságforrás mezőnkénti kijelöléséről pedig ebben az írásomban. A rendszerek közti rétegekről bővebben a Silók és az értéklánc összekötése kutatási anyag szól.
Workshop
AI Transformation Day
Egésznapos, vezetőknek szóló program. Feltérképezzük, hol tart a szervezet, mi az első reális lépés, és milyen belső feltételek szükségesek a sikerhez. A nap végén konkrét, priorizált cselekvési lista.
Érdekel a program →