Mit építesz
Minden cégnél van tíz és száz közötti dokumentum, amit senki nem olvas végig, mégis mindenki kérdez belőle. Szabadságolási rend, utazási szabályzat, beszerzési folyamat, minőségügyi előírás, ügyfélkezelési rend. A kérdések ismétlődnek, a válaszért pedig mindig ugyanaz a két-három ember felel.
Ebben a projektben ezt a kört zárjuk be. Felépítünk egy asszisztenst, ami csak a feltöltött céges dokumentumokból dolgozik, nem a saját általános tudásából, és minden válasz mellé odaírja a forrást. Ettől lesz ellenőrizhető, és ettől mer rá támaszkodni a kolléga.
A példa a HR és a belső működés területéről jön, de a minta bármire átvihető, amihez dokumentum tartozik. Ugyanígy épül egy beszerzési, egy műszaki vagy egy jogi asszisztens is.
Mire lesz szükséged
Adatkezelés, mielőtt bármit feltöltenél. Céges dokumentum csak olyan fiókba mehet, ahol a szolgáltató nem tanít a feltöltött adaton. Ez a vállalati és a csapat szintű előfizetéseknél alapértelmezés, az ingyenes és a személyes csomagoknál nem mindig. Ha ez még nincs rendezve, gyakorló anyaggal csináld végig, és a valódi dokumentumokat utána töltsd fel.
A projekt öt lépésben
Válaszd ki a kérdéseket, mielőtt dokumentumot keresnél
A legtöbben a dokumentumoknál kezdik, és ez a leggyakoribb hiba. Előbb írd össze azt a tíz és húsz közötti kérdést, amit a kollégák tényleg feltesznek. Nem amit elvileg kérdezhetnének, hanem ami ott van a HR postafiókjában és a csapatcsatornában.
- Hány nap szabadságot vihetek át a következő évre
- Kell előleg a külföldi kiküldetéshez, és ki hagyja jóvá
- Mennyi értékhatárig rendelhetek saját hatáskörben
Ez a lista kétszer dolgozik. Megmondja, mely dokumentumok kellenek, és az ötödik lépésben ez lesz a tesztkészlet, amivel leméred, hogy jó lett-e.
Gyűjtsd össze és tisztítsd meg a dokumentumokat
Szedd össze azokat a dokumentumokat, amikből a fenti kérdések megválaszolhatók. Itt a mennyiség a legrosszabb tanácsadó. Egy jól összerakott tíz dokumentumos kör pontosabban válaszol, mint egy szerver teljes tartalma.
Három dolgot kell kivenni. Az elavult változatot, ha a helyére már jött új. Az ellentmondó anyagot, ahol két dokumentum mást mond ugyanarról. Végül a vázlatot és a tervezetet, mert az asszisztens nem tudja megkülönböztetni az érvényestől.
Ez a lépés viszi az idő felét, és ez rendben van. Amit itt nem tisztázol, az a válaszokban jön vissza. Ha két szabályzat ellentmond egymásnak, azt most kell eldönteni, nem akkor, amikor egy kolléga a rossz választ már elhitte.
Hozd létre a projektet és töltsd fel a tudásbázist
Hozz létre egy új projektet a választott eszközben, és töltsd fel a dokumentumokat a tudásbázisába. A projekt attól más, mint egy sima beszélgetés, hogy a feltöltött anyag minden kérdésnél jelen van, és nem kell újra bemásolni.
A fájlnevek számítanak. A vegleges_v3_UJ.pdf nem mond semmit, a Szabadsagolasi rend 2026.pdf viszont segít az asszisztensnek is, és neked is, amikor a forrásmegjelölést olvasod.
Írd meg a működési utasítást
Ez a projekt szíve. Az utasítás mondja meg, hogyan viselkedjen az asszisztens. Négy dolognak kell benne lennie, kinek válaszol, milyen hangnemben, mit tegyen, ha nincs válasz a dokumentumokban, és hogy minden állítás mellé írja oda a forrást.
A harmadik mondat a legfontosabb. Enélkül az asszisztens kitölti a hézagot abból, amit a világ más cégeiről tud, és az a válasz hibátlannak látszik majd.
Teszteld az első lépés kérdéseivel és javíts
Vedd elő a húsz kérdést, és futtasd le mindet. Három dolgot nézel. Helyes-e a válasz. Stimmel-e a megjelölt forrás, tehát tényleg ott van-e, amire hivatkozik. Felismeri-e, amikor nincs adat.
A hibák nagy része nem az utasításra mutat vissza, hanem a dokumentumokra. Ha rossz a válasz, az esetek többségében hiányzik az anyag, vagy két dokumentum ellentmond egymásnak. Ilyenkor a második lépéshez kell visszamenni, nem az utasítást csiszolni.
Akkor vagy kész, ha a húsz kérdésből tizennyolcra jó válasz jön, helyes forrással. Ez a szint már jobb, mint a mai állapot, ahol a kolléga vagy megkérdez valakit, vagy találgat.
Amit a végén tudsz
Van egy működő asszisztensed, és ennél fontosabb, hogy megvan a minta. A sorrend mindig ugyanez, kérdések, dokumentumok, tudásbázis, utasítás, mérés. Ezt a négy lépést bármelyik területre átviszed.
Megvan a mérce is. A húsz kérdéses tesztkészlet nem egyszeri eszköz. Amikor változik egy szabályzat vagy bővül a tudásbázis, ugyanazzal a húsz kérdéssel ellenőrzöd, nem romlott-e el valami. Vállalati AI bevezetésnél ez a visszamérés választja el a működő megoldást a bemutatótól.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy asszisztens egy délután alatt elkészül. Az, hogy tizenöt ilyen fusson a cégben, és fél év múlva is használják őket, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív pontosan erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon, a teljes tananyag pedig a KD AI Academy alatt, záróteszttel és tanúsítvánnyal.