Mit építesz
Egy tanúsítási vagy ügyfélaudit előtt ugyanaz a jelenet játszódik le minden cégnél. A követelménylista megvan, a dokumentumok megvannak, és senki nem tudja fejből, hogy a huszonharmadik pontot melyik eljárásrend melyik fejezete bizonyítja.
A keresés hetekig tart, és a végén marad néhány pont, amiről kiderül, hogy semmi nem fedi le. Ez az audit előtti héten a legrosszabb hír, mert akkor már nincs idő rá.
Ez a projekt térképet készít. Minden követelménysorhoz odarendeli a meglévő dokumentumot, a pontot és egy szó szerinti idézetet, a hiányokat pedig megnevezi. Megfelelést nem állapít meg, mert azt auditor teszi.
Mire lesz szükséged
A szabványszöveg szerzői jogvédett. A legtöbb szabvány megvásárolt példánya nem osztható meg szabadon, és a teljes szöveg feltöltése szerződést sérthet. A követelményeket a cég saját megfogalmazásában, a pontszámra hivatkozva érdemes használni, és ez a munkához elég is.
A projekt öt lépésben
Bontsd a követelményeket ellenőrizhető sorokra
Egy szabványpont gyakran három követelményt tartalmaz. Hogy legyen eljárás, hogy azt alkalmazzák, és hogy az alkalmazásnak nyoma maradjon.
Amíg ez a három egy sorban van, addig a hiány nem látszik, mert az eljárás megléte már elég ahhoz, hogy a sor kipipálhatónak tűnjön. Szétbontva viszont azonnal kiderül, hogy a nyoma hiányzik.
Ez a lépés viszi az idő felét, és nem gépi munka. Viszont egyszer kell megcsinálni, és a következő auditnál ugyanez a lista áll rendelkezésre.
Töltsd fel a meglévő anyagot tudásbázisba
Csak hatályos változat kerülhet be. Az elavult eljárásrend a legveszélyesebb forrás, mert a térkép bizonyítékként hivatkozik rá, az auditor viszont a hatályosat kéri.
A nyilvántartások és a naplók ugyanolyan fontosak, mint a szabályzatok. A legtöbb követelményt nem egy dokumentum bizonyítja, hanem egy kitöltött űrlap vagy egy képzési jelenléti ív.
Rendeltesd a követelményekhez a dokumentumokat
A megfelelés kimondásának tilalma nem óvatosság. Egy belső anyag, amiben az áll, hogy megfelelünk, az auditon ellenünk dolgozik, ha az auditor másként látja. A térkép bizonyítékot rendel, nem ítéletet mond.
Különítsd el a hiányzó dokumentumot a hiányzó gyakorlattól
A két hiány két különböző munka. Egy eljárásrend megírása egy hét. Egy rendszeres belső audit működtetése hónapok, mert bizonyíték csak az ismétlésből lesz.
Ezért kell a két listát külön kezelni, és ezért kell az auditot aszerint ütemezni, hogy a hosszabb hiányokra marad-e idő. Ha nem marad, az önmagában is döntés, és jobb előre tudni.
A visszadátumozás nem megoldás. Az utólag gyártott jelenléti ív és a visszadátumozott jegyzőkönyv az auditon feltűnik, és a következmény súlyosabb, mint a hiányé. A hiányt vállalni kell, a javítási tervvel együtt.
Ellenőrizz mintavétellel
Válassz tíz sort véletlenszerűen, és nézd meg kézzel, hogy az idézett rész tényleg ott van a hivatkozott dokumentumban, és hogy tényleg azt a követelményt fedi le.
A leggyakoribb hiba nem a kitalált hivatkozás, hanem a túl bőkezű megfeleltetés. Egy általános mondat az adatkezelésről nem bizonyít egy konkrét követelményt a hozzáférési jogok felülvizsgálatáról.
Akkor használható a térkép, ha a tíz mintából legalább kilencnél egyetértesz a besorolással. Ez alatt a követelménysorok nem elég élesek, és vissza kell menni az első lépéshez.
Amit a végén tudsz
Az audit előtti keresés hetekről egy napra rövidül, és a hiányok hónapokkal korábban derülnek ki. Ennél tartósabb, hogy a követelménysorok és a térkép a következő auditnál is megvannak, és akkor már csak a változást kell átvezetni.
A mérce az auditon felvetett eltérések száma. Ha olyan eltérés születik, ami a térképen bizonyítottként szerepelt, akkor a megfeleltetés volt túl bőkezű, és azt a sort élesebbre kell venni.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
A térkép egy délután alatt elkészül. Azt, hogy a hiányok be is záruljanak, és a bizonyíték a napi működésből keletkezzen, nem az audit előtti hetekben, vezetői munka. A vezetői AI diagnózis során fél napot töltünk ezzel, és a végén írásos akcióirány lesz belőle.
További projektek a Projektek oldalon. A szabványok részletes feldolgozása a AI ISO szabványok kézikönyvben olvasható.