Mit építesz
A kollégák már használják az AI-t, csak nem beszélnek róla. Erre van egy bevett szó, shadow AI. A vezetés addig halasztja a szabályozást, amíg készül egy alapos dokumentum, közben pedig minden nap születik egy döntés arról, mi mehet bele egy chat ablakba, csak nem a vezetés hozza meg.
Egy harmincoldalas szabályzat nem old meg semmit, mert a kolléga akkor nyitja ki, amikor már feltöltötte a fájlt. Egy oldal viszont elolvasható, és ha jó, akkor kinyomtatva ott van a monitor mellett.
Ez a projekt ezt az egy oldalt írja meg. Három adatsáv, nevesített eszközök, négy tiltás, egy felelős és egy dátum, amikor újranézzük.
Mire lesz szükséged
Ez nem helyettesíti a jogi átnézést. Egy belső használati szabályzat nem ugyanaz, mint a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató vagy az AI rendeletből fakadó kötelezettségek teljesítése. Ez az egy oldal arra jó, hogy a napi döntések jó mederbe kerüljenek, és hogy a jogi átnézésnek legyen miből kiindulnia.
A projekt öt lépésben
Írd össze, mit csinálnak ma a kollégák
Küldj ki három kérdést öt területre. Mire használsz AI-t a munkádban, milyen eszközben, és mi az, amiben elbizonytalanodtál, hogy szabad-e.
A harmadik kérdés hozza a legtöbbet. Abból derül ki, hol húzódik ma a határ a fejekben, és hogy a határ minden területen máshol van.
A válaszok fele meg fogja lepni a vezetést. Nem azért, mert a kollégák szabályt szegnek, hanem mert nincs szabály, amit meg lehetne szegni.
Húzd meg a három adatsávot
Nyilvános, belső, bizalmas. Mindegyikhez egy mondat arról, mi tartozik oda, és egy arról, milyen eszközbe kerülhet. Ez a szabályzat gerince, és a kollégák kilencven százaléka csak ezt a részt fogja elolvasni.
A besorolás nem informatikai kérdés. Azt kell eldönteni, melyik adat kiszivárgása mibe kerülne, és ez üzleti döntés, tehát a vezetés hozza meg.
Nevezd meg az engedélyezett eszközöket
Konkrét névvel és csomaggal. A céges fiókból elérhető Claude, a céges fiókból elérhető Copilot, a saját gépen futó modell. Az általános megfogalmazás itt semmit nem ér, mert a kolléga arra kíváncsi, melyik ablakba írhat.
Mellé egy sor arról, mi a helyzet a személyes fiókkal. A legtöbb cégnél a válasz az, hogy nyilvános adattal rendben van, belsővel és bizalmassal nem. Ezt ki kell mondani, mert amíg nincs kimondva, mindenki a saját fiókját használja.
Írd meg az egy oldalt
Hat szakasz, és a negyedikben négy tiltás. Ennél több tiltásra nincs szükség, és ennél több tiltást senki nem jegyez meg.
Az ötödik szakasz arról szól, mit tegyen a kolléga, ha baj van. Feltöltött valamit, ami nem kellett volna, vagy kiment egy levél ellenőrizetlenül. Egy név és egy cím, ahová szólni kell, büntetés nélkül.
A büntetés hiánya nem engedékenység. Ha a hiba bejelentése következménnyel jár, akkor nem jelentik be, és a cég a harmadik esetről sem fog tudni.
Teszteld öt valódi helyzeten
Add oda öt kollégának, öt konkrét esettel. Feltölthetem-e a jövő heti árlistát, hogy összefoglalót írjon belőle. Bemásolhatom-e egy ügyfél levelét, hogy válaszjavaslatot kapjak. Megkérdezhetem-e, hogyan számoljam ki egy felmondás végkielégítését.
Ahol a kolléga bizonytalan, ott a szöveg a hibás, nem a kolléga. Az ilyen esetet vissza kell írni a szabályzatba, példaként, mert a példa többet tanít, mint a meghatározás.
Akkor vagy kész, ha mind az öt kérdésre ugyanazt a választ adja mind az öt ember. Ha nem, a szabályzat félreérthető, és félreérthető szabályzat alapján nem lehet számon kérni semmit.
Amit a végén tudsz
Van egy oldal, amit a kollégák el is olvasnak, és van egy felelős, aki fél év múlva újranézi. Ennél fontosabb, hogy a vezetés megtudta, mi történik ma a cégben, és ez a tudás önmagában is érték.
A mérce az ötödik lépés. Öt ember, öt helyzet, ugyanaz a válasz. Ha ez megvan, a szabályzat működik, akkor is, ha a jogi átnézés később még kiegészíti.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Az egy oldal egy délután alatt megvan. Azt, hogy a szabályzat mögött valódi adatbesorolás, képzett kollégák és működő folyamatok legyenek, érdemes a vezetéssel végigvinni. A vezetői AI diagnózis során fél napot töltünk ezzel, és a végén írásos akcióirány lesz belőle.
További projektek a Projektek oldalon. A kézikönyvek között van AI policy minta és GDPR ellenőrzőlista, a bizalmas adatkör kezeléséről pedig a helyben futó nyelvi modell projekt szól.