Mit építesz
A legtöbb cégben az értekezletről készül jegyzet, és a jegyzetből nem lesz semmi. Folyó szöveg, három oldal, benne a vitával és a hangulattal, a végén pedig egy mondat arról, hogy a témára visszatérünk. Két hét múlva senki nem tudja megmondani, ki vállalta el a szállítói egyeztetést.
Az automatikus összefoglalók ezen nem segítenek, mert ugyanazt a folyó szöveget adják vissza, csak rövidebben. Ami hiányzik, az nem a tömörítés, hanem a szerkezet.
Ez a projekt három listát állít elő minden megbeszélés után. Ami eldőlt. Ami feladat lett, gazdával és határidővel. Végül ami nyitva maradt. A harmadik lista szokott a legrövidebb lenni és a legtöbbet érni, mert a következő megbeszélés napirendje készen áll belőle.
Mire lesz szükséged
Felvételhez mindenki hozzájárulása kell. Ha hangfelvételből dolgozol, ezt a megbeszélés elején ki kell mondani, és a felvétel tárolására is kell szabály. Ha ez még nincs rendezve, indulj kézi jegyzetből. A folyamat ugyanaz, csak a nyersanyag szegényebb.
A projekt öt lépésben
Döntsd el, mi a kimenet
Három lista, és semmi más. Folyó szövegű összefoglaló nem készül, mert abból senki nem dolgozik, és mert az összefoglaló elrejti azt, ami hiányzik.
Ez a szerkezet attól erős, hogy nem engedi el a kérdést. Egy témáról vagy döntés született, vagy feladat lett belőle, vagy nyitva maradt. Negyedik lehetőség nincs, és ettől derül ki a megbeszélés valódi hozama.
Rögzítsd a résztvevőket és a szerepüket
Egy rövid lista, névvel és területtel. A gépnek ismernie kell, kik vannak a szobában, különben a gazdát keresztnévről nem tudja a feladathoz kötni, és a sor gazda nélkül marad.
Ugyanez a lista arra is jó, hogy kiderüljön, van-e olyan feladat, aminek a gazdája nem volt ott a megbeszélésen. Az ilyen sor külön kezelést kíván, mert róla a távollétében döntöttek.
Szerezd meg a nyersanyagot
Átiratból pontosabb lista lesz, mert a jegyzetelő óhatatlanul szűr. Ha az értekezlet online megy, a legtöbb eszközben van átirat funkció, és magyar nyelven is használható minőségben.
Egyetlen szabály van, és az egész folyamat erre épül. Ami nem hangzott el, az nem kerülhet a listára. Egy nyelvi modell szívesen kiegészíti a hiányos mondatot a szokásos vállalati gyakorlattal, és abból lesz az a feladat, amit senki nem vállalt el.
Írd meg a kivonatoló utasítást
Minden feladatsorhoz négy elem kell. Mit, ki, mikorra, és miből derül ki, hogy kész. A negyedik hiányzik a legtöbb jegyzetből, és az dönti el, lehet-e számon kérni a feladatot.
Teszteld három régi értekezleten
Olyanokon, ahol tudod, mi lett a vége. Két irányban mérsz. Megvan-e az összes feladat, amiről tudsz, és van-e a listán olyan, ami valójában csak felvetés volt.
A második hiba a súlyosabb. A felvetésből gyártott feladat azért veszélyes, mert hitelesen néz ki, bekerül a követőbe, és három hét múlva valaki számon kéri egy kollégán, aki soha nem vállalta el.
Akkor jó, ha a nyitott kérdések listája nem üres. Az üres harmadik lista nem azt jelenti, hogy minden eldőlt, hanem azt, hogy a gép a bizonytalant is feladattá alakította.
Amit a végén tudsz
A jegyzetelés ideje lecsökken, és a megbeszélések is rövidülnek, mert a szerkezet visszahat a beszélgetésre. Ha mindenki tudja, hogy a végén gazda és határidő nélkül nem lesz feladat, akkor a megbeszélésen hangzik el a gazda neve.
A mérce egyszerű. Két hét múlva a lista alapján meg lehet mondani, mi készült el és mi nem. Ha ez vitára ad okot, a negyedik oszlop még nem elég konkrét.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy értekezlettípusra egy délután alatt felépíthető. Azt, hogy a cég minden rendszeres megbeszélése így záruljon, és a feladatok tényleg a követőbe kerüljenek, csapatban érdemes megtanulni. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. Ha a megbeszélés anyaga bizalmas, arról a helyben futó nyelvi modell projekt szól.