Mit építesz

Egy közepes hirdetésre kétszáz jelentkezés érkezik, és a HR munkatárs az első körben nagyjából fél percet tölt eggyel. Ebből a fél percből nem derül ki semmi, csak az, hogy ránézésre ismerős-e az anyag. Ez a kör kiabál az automatizálásért, és pont ezért érdemes lassabban nekifogni.

Az EU AI rendelete a toborzást és a jelentkezések szűrését a magas kockázatú felhasználások közé sorolja. Ez nem tiltás, hanem kötelezettség. Emberi felügyelet, tájékoztatás, naplózás és az a követelmény, hogy a rendszer ne hozzon létre hátrányos megkülönböztetést.

Ebből egy egyszerű tervezési döntés következik. A gép nem rangsorol és nem pontoz, hanem strukturált kivonatot készít a pozíció követelményei mentén, idézettel alátámasztva. A döntést ember hozza, és a kivonat miatt gyorsabban hozza meg, mint a fél perces átfutással.

Hol húzódik a határ

A szaggatott doboz azért marad üres, mert a rangsor látszólag csak kényelem, a gyakorlatban viszont átveszi a döntést. Aki egy sorrendet kap, az fentről lefelé olvas, és a huszadik név után abbahagyja.

Mire lesz szükséged

Egy pozíció és a valódi követelményeiNem a hirdetés szövege, hanem az, ami nélkül tényleg nem megy a munka. A kettő ritkán ugyanaz.

Tíz és húsz korábbi jelentkezésAnonimizálva, lehetőleg olyanok, ahol ismered a végeredményt.

Önéletrajz személyes adat, a gyakorláshoz nem kell valódi. A teszthez vedd ki a nevet, a születési dátumot, a fényképet és az elérhetőséget, a szakmai tartalmat pedig hagyd érintetlenül. Éles használathoz vállalati előfizetés kell, ahol a szolgáltató nem tanít a feltöltött adaton, és a jelöltek tájékoztatása is ott van a folyamatban.

A projekt öt lépésben

01. LÉPÉS

Bontsd szét a hirdetést követelményekre

Három csoport kell. Kizáró feltétel, ami nélkül a munka nem végezhető. Mérhető követelmény, ami megállapítható az anyagból. Előny, ami segít, de nem feltétel.

A kizáró feltételből legyen kevés. Minden ilyen sor szűkíti a merítést, és a legtöbb hirdetésben olyasmi áll kizáróként, ami valójában előny. A nyelvtudás például sok helyen kizáró feltétel, közben a munka nyolcvan százaléka magyarul folyik.

Ez a lépés akkor is megtérül, ha a projekt többi része elmarad, mert a hirdetés is jobb lesz tőle.

02. LÉPÉS

Döntsd el, mit nem csinál a gép

Négy tiltás tartja a folyamatot az emberi döntés oldalán.

Nem rangsorol és nem pontoz, mert a sorrend átveszi a döntést
Nem utasít el senkit, kiesés csak emberi döntéssel születhet
Nem következtet olyan jellemzőre, ami nincs az anyagban, például korra, származásra vagy családi helyzetre
Nem minősíti a jelöltet, csak azt írja le, mit talált és mit nem

A harmadik a legfontosabb. Egy nyelvi modell a diploma évszámából gond nélkül megbecsüli az életkort, és ezt kérés nélkül is beleszövi a jellemzésbe, ha nincs megtiltva.

03. LÉPÉS

Készítsd el a kivonat sablonját

Követelményenként egy sor. Mellette az, hogy az anyag mit mond róla, szó szerinti idézettel, vagy az a jelzés, hogy erről a jelentkezés nem szól.

Egy kivonat sor felépítése

Az idézet sor miatt lesz ellenőrizhető a kivonat. A toborzó tíz másodperc alatt látja, hogy a megállapítás a jelentkezésből jön, és nem a modell kiegészítése. A hiány jelzése ugyanilyen fontos, mert attól nem lesz a csendből negatívum.

04. LÉPÉS

Írd meg az utasítást és a tájékoztatást

Beilleszthető utasítás Toborzási kivonatot készítesz egy magyar vállalat HR munkatársának. Megkapod a pozíció követelménylistáját és egy jelentkezést. Minden követelményhez írsz egy sort, benne azzal, hogy az anyag szerint megfelel, részben felel meg, vagy erről a jelentkezés nem szól, és minden megállapítás mellé szó szerint idézed azt a részt, amire támaszkodsz. Rangsort, pontszámot és összesített értékelést nem adsz. Nem javasolsz elutasítást vagy behívást. Nem következtetsz életkorra, nemre, származásra, egészségi állapotra, családi helyzetre és más olyan jellemzőre, ami a jelentkezésben nem szerepel, és ha ilyen adat mégis szerepel benne, azt nem veszed figyelembe és nem idézed. A kivonat végére három sort írsz, mi az, ami a követelményekből nem állapítható meg, és mit érdemes megkérdezni az első beszélgetésen.

A tájékoztatás a másik fele. A jelölteknek szóló egy bekezdés, a hirdetésben vagy a visszaigazoló levélben, arról, hogy a feldolgozásban AI eszköz is részt vesz, a döntést viszont ember hozza. Ez nem kommunikációs gesztus, hanem a rendeletből következő kötelezettség, és a felkészült jelölt amúgy is rákérdez.

A napló pedig egy táblázat. Melyik pozíció, melyik jelentkezés, mikor készült a kivonat, ki olvasta és mi lett a döntés indoka. Két oszloppal több, mint amit a legtöbb cég ma vezet, és egy esetleges jogvitában ez a két oszlop számít.

05. LÉPÉS

Teszteld korábbi jelentkezéseken és nézd meg a kieséseket

Vedd elő azt a tíz és húsz közötti anyagot, ahol ismered az eredményt, és készíttess mindegyikhez kivonatot. Két dolgot nézel.

Az első, hogy a kivonat idézetei tényleg ott vannak-e az anyagban. A második a fontosabb. Keresd meg azt a jelöltet, akit végül felvettek, és nézd meg, az ő kivonata alapján behívnád-e. Ha nem, akkor a követelménylista méri rosszul azt, ami a munkához kell.

A hibát nem az adja, akit a kivonat jól mutat. A hibát az adja, aki alkalmas, és a kivonatból mégsem látszik. Ennek az oka jellemzően az, hogy a pozíció egyik valódi követelménye nincs leírva, csak a felvevő vezető fejében él.

Amit a végén tudsz

Az első kör gyorsabb lesz, és ennél többet ér, hogy a pozíció követelményei írásban vannak. A felvételi beszélgetések is jobbak lesznek tőle, mert a kivonat megmondja, mit nem lehet tudni az anyagból, és a beszélgetés azzal kezdődhet.

A mérce itt nem az időmegtakarítás. Az a kérdés, hogy a kivonat alapján hozott döntést a toborzó fél év múlva is meg tudja-e indokolni. Ha igen, a folyamat rendben van, és ez egyben a rendeletnek is megfelel.

Hol használd a cégben

Nagy merítésű pozíciókÜgyfélszolgálat, gyártás, logisztika. Száz jelentkezés fölött itt a legnagyobb a különbség.

Szakmai pozíciókMérnök, fejlesztő, pénzügy. A követelmények jól meghatározhatók, a bizonyíték pedig idézhető.

Belső pályázatokUgyanaz a szerkezet, kisebb mennyiség, és a tájékoztatás a saját kollégák felé külön fontos.

Gyakornoki programokSok hasonló anyag, kevés tapasztalat. A kivonat itt arra jó, hogy ne a formázás döntsön.

Ha ebből rendszer lenne

Egy pozícióra egy délután alatt felépíthető. Azt, hogy a teljes toborzás így működjön, a tájékoztatás és a naplózás is a helyén legyen, és mindez kiállja egy ellenőrzés próbáját, érdemes végigvinni a vezetéssel. A vezetői AI diagnózis során fél napot töltünk ezzel, és a végén írásos akcióirány lesz belőle.

Szolgáltatások

További projektek a Projektek oldalon. A rendeleti háttérhez a KD AI Academy EU AI Act kurzusa ad részletes anyagot, a kézikönyvek között pedig AI policy minta és GDPR ellenőrzőlista van.