Mit építesz
A beérkező szerződésekkel két szokás él egymás mellett. A nagy értékű ügyletet a jogász végigolvassa, a kis értékűt viszont a beszerző vagy az értékesítő futja át, és aláírja. Az üzleti kár jellemzően a második csoportból jön, mert ott egy harminc napos fizetési határidőből lesz hatvan, és ezt csak fél év múlva veszi észre valaki.
Ez a projekt nem jogászt helyettesít. Egy előszűrőt épít, ami a beérkező szerződést összeméri a cég saját feltételrendjével, és felsorolja, hol tér el, melyik pontban, és szó szerint mit mond. Döntést nem hoz, véleményt nem mond.
Ettől a jogász nem kevesebb munkát kap, hanem máshol kezdi. A harmincoldalas átolvasás helyett a hat eltérésnél, ami tényleg számít.
Mire lesz szükséged
Élő szerződés nem megy akármelyik fiókba. Partneri szerződés harmadik fél adatát is tartalmazza, és titoktartási kikötés is lehet benne. Vállalati előfizetés kell hozzá, ahol a szolgáltató nem tanít a feltöltött adaton. Ha ez még nincs rendezve, cseréld ki a neveket és az összegeket, a szerkezetet az nem bántja.
A projekt öt lépésben
Írd le a saját feltételrendet tizenöt sorban
Minden sor egy kérdés, amire a cégnek van álláspontja. Fizetési határidő, felelősségkorlátozás összege, szavatossági idő, titoktartás tartama, felmondási idő, kötbér, irányadó jog és illetékesség, alvállalkozó bevonása, szellemi tulajdon.
Mindegyik mellé két érték kerül. Amit a cég szeretne, és ameddig még elmegy. A második a fontosabb, mert az dönti el, miből lesz egyeztetés és miből elutasítás.
Aki ezt a tizenöt sort egyszer leírja, annak a projekt többi része fél óra. Aki nem írja le, annak az asszisztens is csak találgatni fog.
Állítsd fel a három sávot
Minden eltérés besorolható. Elfogadható, tehát aláírható vita nélkül. Egyeztetendő, tehát megbeszélésre megy. Nem mehet át, tehát enélkül nincs szerződés.
Hozd létre a projektet és töltsd fel a saját anyagot
A tudásbázisba csak a cég saját anyaga kerül. Szerződésminta, általános feltételek, a tizenöt soros feltételrend és a sávtábla. A beérkező szerződést nem töltöd fel ide, azt kérdésenként adod át, mert az ügyenként más, és nem kell bennmaradnia a tudásbázisban.
Ez a szétválasztás később is kifizetődik. A feltételrend változásakor egy fájlt cserélsz, a korábbi ügyek pedig nem keverednek bele az újba.
Írd meg a működési utasítást
A hallgatás jelzése a legtöbbet hozó szabály. A hiányzó felelősségkorlátozás ugyanúgy üzleti kockázat, mint a rossz érték, csak nehezebb észrevenni, mert nincs mit elolvasni.
Az utolsó mondat pedig a bizonytalanságot tereli jó helyre. Egy nyelvi modell alapból dönt, ha kérik tőle, és a magabiztos rossz besorolás itt drágább, mint egy felesleges egyeztetés.
Teszteld három korábbi szerződéssel
Olyanokkal, amelyeknél tudod, mi volt a vitás pont. Két dolgot nézel. Megtalálja-e az ismert eltéréseket, és sorol-e fel olyat, ami nincs is a szövegben.
Ha egy ismert eltérést nem talál meg, az esetek nagy részében a feltételrendből hiányzik a sor. Nem az utasítást kell csiszolni, hanem az első lépéshez visszamenni.
Akkor vagy kész, ha a három szerződés ismert vitás pontjait mind megtalálja, és nem talál ki hozzá újat. A kitalált eltérés súlyosabb hiba, mint a kihagyott, mert az elvonja a figyelmet a valódiról.
Amit a végén tudsz
A beérkező szerződés átfutása lerövidül, és ennél tartósabb, hogy a cégnek lett egy leírt feltételrendje. Az a tizenöt sor korábban három ember fejében élt, egymástól kicsit eltérő változatban.
A mérce az, hogy a jogász a hat eltérésnél kezd, és nem a nulladik oldalon. Ha az előszűrő listájával ugyanannyi időbe telik az átnézés, akkor a feltételrend még nem elég pontos.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy előszűrőt egy délután alatt össze lehet rakni. Azt, hogy a feltételrend naprakész maradjon, és a beszerzés meg az értékesítés ugyanazt a sávtáblát használja, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. Ha a szerződés bizalmas és nem mehet felhőbe, arról a helyben futó nyelvi modell projekt szól.