A két szint, amit meg kell különböztetni
A gyakorlatban két dolgot szoktak összekeverni. Az egyik egy általános beszélgetős felület, ami a webes tartalomból dolgozik, és jellemzően szélesebb körben elérhető. A másik a teljes, irodai csomagba épített változat, ami a szervezet saját tartalmához is hozzáfér, és külön licencet igényel.
A különbség nem árnyalat. Az első egy jobb kereső, a második az, ami a napi munkába beépül. Ha a felmérésnél ezt nem tisztázzuk, akkor a képzésen a résztvevők fele olyat próbál, ami nála nem működik, és ez az egész programot hiteltelenné teszi.
A képzés előtt mindig kérem a pontos licencképet. Hány főnek van általános chat hozzáférése és hány főnek teljes licence. Enélkül nem lehet felelősen felépíteni egy napot, mert a gyakorlatok fele nem futna le.
A leggyakoribb kiosztási hiba
A leggyakoribb minta az, hogy a licenceket a szervezeti hierarchia szerint osztják ki, tehát a vezetők kapják meg először. Ez érthető, de rossz, mert a vezetők jellemzően kevesebb rutinszerű szöveges munkát végeznek, mint a szakértői és adminisztratív réteg.
Ahol a legnagyobb a haszon, az az, ahol sok az ismétlődő szövegezés és sok a megbeszélés. Ez jellemzően a középső réteg és a támogató funkciók. Ha innen indulunk, az eredmény hamarabb látszik, és a bővítés is könnyebben indokolható.
A kis kör, ami később bővül
Ne így
- Mindenki egyszerre kapja meg
- A hierarchia szerint osztjuk ki
- A licenc megvan, a képzés majd később jön
- Nem mérjük, ki használja
Így
- Az első körben egy vagy két csapat, ahol sok a rutinmunka
- A licenccel egy időben indul a képzés is
- A bővítés a mért használat alapján történik
- Van egy dátum, amikor a nem használt licenceket átcsoportosítjuk
A negyedik pont a legkényesebb, mégis ez tartja kordában a költséget. Ha a licenc visszavonható és átcsoportosítható, akkor a program a valódi kereslet szerint nő, nem a beszerzési terv szerint.
Amit előre tisztázni kell az IT-val
Források és további olvasnivaló
A licencszintek részleteit érdemes a Microsoft aktuális hivatalos leírásából ellenőrizni, mert ez a terület gyakran változik. Az eszközválasztás üzleti szempontjairól a Felhő, helyi vagy hibrid AI című cikkemben.