Mit építesz
Az ajánlat nagy része nem egyedi. Cégbemutató, módszertan, referenciák, az ütemterv váza, a fizetési és szerződéses feltételek. Egyedi az ügyfél helyzetének leírása, a javasolt megoldás, a mennyiség és az ár.
A gyakorlat mégis az, hogy az értékesítő a legutóbbi ajánlatot menti el más néven. Ebből két baj lesz. Bennemarad egy név vagy egy számadat az előző ügyféltől, és a módszertani rész évekig nem frissül, mert mindenki a másolat másolatát másolja.
Ebben a projektben szétszedjük az ajánlatot. Az állandó részt egyszer írjuk meg jól, a változó részhez pedig készül egy rövid űrlap, amit az értékesítő a tárgyalás után tölt ki. Az összeállítás ebből a kettőből történik.
Mire lesz szükséged
Az ügyfélnevek maradjanak ki. A modulkönyvtárba referencia csak akkor kerül megnevezve, ha arra van írásos engedély. Minden más referenciát szegmensszinten érdemes leírni, tehát hogy milyen méretű és iparágú cégnél milyen eredmény született, név nélkül.
A projekt öt lépésben
Szedj szét három kész ajánlatot
Nyisd meg a három ajánlatot egymás mellett, és minden bekezdéshez írj egy jelet.
- Szó szerint ismétlődik, mindhárom ajánlatban szinte azonos
- Ismétlődik, de ügyfélre szabva, tehát a szerkezet ugyanaz, a tartalom más
- Minden alkalommal új
Az első csoport lesz a modulkönyvtár. A második a sablon a kitöltendő helyekkel. A harmadik az, amit az értékesítőnek kell megírnia, és amibe az AI csak az adatokat teszi be.
Ennél a lépésnél szokott kiderülni, hogy az ajánlat egyharmada olyan szöveg, amit senki nem olvas. Hosszú bevezető a piac általános állapotáról, három bekezdés a cég történetéről. Ami nem visz döntés felé, az kiesik.
Írd meg a modulkönyvtárat egyszer, jól
Hat és tíz modul elég a kezdéshez. Cégbemutató rövid és hosszú változatban, módszertan, referenciák szegmens szerint, az ütemterv váza, a csapat, a szerződéses feltételek, az adatkezelés.
Minden modul mellé írj egy sort arról, mikor kerül be és mikor marad ki. Enélkül minden ajánlat minden modult tartalmazni fog, és a hossz nem fog csökkenni.
Ez a lépés viszi az idő felét, és nem AI munka. Itt arról születik döntés, mit állít a cég magáról. A megfogalmazás utána évekig változatlan marad, ezért érdemes rá időt szánni, és érdemes jóváhagyatni azzal, aki a cégért felel.
Készítsd el a tárgyalási űrlapot
Tíz és tizenöt mező, amit az értékesítő a tárgyalás után tölt ki, nyolc perc alatt.
- Az ügyfél neve, iparága és mérete
- A kimondott probléma, lehetőleg az ügyfél saját szavaival
- A jelenlegi megoldás, és hogy miért nem elég
- A döntéshozó, a döntés menete, a határidő
- A választott csomag, a mennyiség és az ár
- Három kockázat, amit az ügyfél megemlített
- A megbeszélt következő lépés
A második mező a legértékesebb. Amikor az ügyfél a saját szavait olvassa vissza az ajánlatban, az sokkal erősebb, mint a legjobb általános megfogalmazás. Ez az egy mező dönti el, hogy az ajánlat személyesnek hat-e vagy sablonnak.
Írd meg az összeállító utasítást
Az utasítás a modulkönyvtárat és az űrlapot kapja meg, és abból ír ajánlatot. Négy dolgot kell előírni, és egyet szigorúan megtiltani.
A kitalált határidő és a kitalált ár a legdrágább hiba, amit egy ilyen folyamat okozhat, mert az ajánlat írásos vállalás. Az üres mező jelzése csúnyán fest az ajánlat első változatában, és pontosan ez a célja.
Az utolsó mondat miatt ellenőrizhető a kimaradt rész is. Enélkül csak az látszik, mi került bele.
Teszteld visszafelé, régi ajánlatokon
Vedd a három megnyert ajánlat adatait, töltsd ki belőlük az űrlapot, és állíttasd össze újra az ajánlatot. Utána vesd össze az eredetivel.
Mikor jó
Akkor jó, ha az összeállított ajánlat húsz perc szerkesztéssel kiküldhető. Ez a mai két és három óra közötti ráfordításhoz képest érezhető különbség, és fontosabb, hogy a határidő szorításában sem kell visszanyúlni a régi ajánlat másolásához.
Ha az átírás egy óránál több, a hiba jellemzően a modulkönyvtárban van, nem az utasításban. Visszamenni a második lépéshez gyorsabb, mint tovább csiszolni a promptot.
Amit a végén tudsz
Az ajánlat átfutása lerövidül, és a frissítés egy helyen történik. Amikor változik az árlista vagy a módszertan, egy modult kell átírni, nem huszonöt Word fájlt megkeresni.
Mellékhatásként kiderül, hol homályos a saját ajánlat. Egy modul, amit nem lehet három mondatban megfogalmazni, jellemzően olyan szolgáltatás, amit a cég maga sem határolt körbe. Ez a felismerés az értékesítésen túl is hasznos.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy ajánlattípust egy délután alatt át lehet építeni. Azt, hogy az értékesítés teljes folyamata így működjön, és az ajánlatok fél év múlva is naprakész modulokból álljanak, már csapatban érdemes megtanulni. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. Ha a beérkező levelekre is válaszjavaslat kellene, arról az ügyfélszolgálati válaszasszisztens projekt szól.