Mit építesz
Egy beérkező szállítói számla akkor fizethető ki, ha megfelel a megrendelésnek és annak, ami meg is érkezett. Ez három dokumentum és öt mező összevetése, tételsoronként. Egy közepes cégnél havonta két és ötszáz közötti számla jön be, és a hónap vége mindig szűk.
Az eltérés jellemzően nem csalás, hanem elírás, árváltozás, részszállítás vagy egy pótdíj, amiről senki nem szólt. A baj az, hogy a kifizetés után derül ki, és akkor már visszakövetelés a neve.
Ez a projekt az összevetést készíti elő. A gép kiolvassa a három dokumentum adatait azonos szerkezetbe, a különbséget képlet számolja, a kifizetést pedig ember hagyja jóvá. Az AI nem számol összeget, és nem engedélyez utalást.
Mire lesz szükséged
Szállítói adat és ár üzleti titok. Egységár, kedvezmény és fizetési feltétel olyan információ, amit a beszállító versenytársa is szívesen látna. Vállalati előfizetés kell hozzá, ahol a szolgáltató nem tanít a feltöltött adaton. Gyakorláshoz cseréld le a cégnevet és skálázd át az árakat arányosan.
A projekt öt lépésben
Írd le, mit jelent az egyezés
Öt mező, és mindegyikhez tűréshatár. Mennyiség, egységár, összeg, teljesítési időpont, fizetési határidő.
A tűréshatár nélküli egyeztetés használhatatlan. Egy forintos kerekítési különbség minden tételt kézi körbe küld, és három hét múlva senki nem nézi a jelzéseket. A határt az üzlet mondja meg, nem a pénzügy egyedül, mert például az ömlesztett áru mennyiségénél más a reális eltérés, mint a darabárunál.
Ez az a lépés, ahol az idő fele elmegy, és ez a rész nem gépi munka. Amit itt nem döntötök el, az minden hónapban vita lesz.
Kérj strukturált kivonatot a három dokumentumból
Dokumentumonként egy sor, azonos mezőnevekkel. Szállító, bizonylatszám, hivatkozott megrendelés, tételsor, cikkszám, megnevezés, mennyiség, egységár, nettó összeg, dátum.
A számolás tilalma itt a legfontosabb szabály. Egy nyelvi modell összead, és a legtöbbször jól, de az összeadás eredménye nem auditálható, a táblázatban lévő képleté viszont igen.
Az összevetést táblázat végzi
A három kivonat egy munkafüzetbe kerül, tételsor szinten összekapcsolva. A különbség, a százalékos eltérés és a tűréshatár túllépése mind képlettel készül.
A kapcsolás a nehéz rész, nem a számolás. A tételsorok sorrendje és a cikkszám formátuma dokumentumonként eltér, és a megnevezés sem mindig azonos. A gép ebben tud segíteni, mert a megnevezést össze tudja párosítani, de a párosítást jelölni kell, hogy ember is láthassa, mihez mit rendelt hozzá.
Rendeld hozzá a három kimenetet
Tűréshatáron belül a tétel megy a szokásos jóváhagyási körbe, jelölés nélkül. Eltérésnél a sor kiemelve kerül emberhez, az eltérés okával és mértékével. Megrendelés nélküli számlánál a folyamat megáll.
Egy dolgot kell szigorúan tartani. A gép nem hagy jóvá kifizetést, akkor sem, ha minden egyezik. Az utalás engedélyezése aláírási joghoz kötött döntés, és ezen nem azért nem változtatunk, mert óvatosak vagyunk, hanem mert a felelősség nem osztható meg egy szoftverrel.
Teszteld húsz korábbi számlán
Olyan csomagokon, ahol tudod a végeredményt. Két irányban mérsz, és a kettő nem egyforma súlyú.
- Megtalálja-e mind az öt ismert eltérést
- Hány tételt jelöl meg feleslegesen
Az első a kritikus. Ha egy valódi eltérést tűréshatáron belülinek mond, akkor a folyamat rosszabb a kézi ellenőrzésnél, mert hamis biztonságot ad. A felesleges jelölés viszont csak kényelmetlen, és a tűréshatárok finomításával csökken.
Akkor vagy kész, ha mind az öt ismert eltérés megvan, és a feleslegesen megjelölt tételek aránya olyan alacsony, hogy a pénzügy tényleg ránéz mindegyikre.
Amit a végén tudsz
A hónap vége kiszámíthatóbb, és az eltérések a kifizetés előtt derülnek ki, nem utána. Ennél tartósabb, hogy a cégnek lettek leírt tűréshatárai, és ezzel megszűnik az a vita, hogy mekkora különbség számít még rendben lévőnek.
A mérce a kifizetés utáni korrekciók száma. Ha ez a szám csökken, a folyamat dolgozik. Ha nem, akkor vagy a tűréshatárok lazák, vagy a jelzéseket senki nem nézi meg.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy számlatípusra egy délután alatt felépíthető. Azt, hogy a teljes beérkező számlafolyam így menjen, a tűréshatárok karbantartottak legyenek, és a jelzésekből tényleg döntés szülessen, csapatban érdemes megtanulni. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. A beszerzési szerződések átnézéséről a szerződés eltérés jelző projekt szól.