Mit építesz

A munkaköri leírás megvan mindenhol, és nem segít. Azt mondja meg, mi a felelősség, nem azt, hogy mit kell csinálni csütörtök délután, amikor a beszállító jelzi, hogy csúszik a szállítás. Az ilyen helyzetek tudását az új kolléga hónapok alatt szedi össze, három emberen keresztül, kérdezgetve.

A tudás ott van egy fejben, és onnan nehéz kiszedni, mert a tapasztalt kolléga már nem tudja, mi az, ami nem magától értetődő. Ha megkéred, hogy írja le, feladatlistát fog írni.

Ez a projekt beszélgetésből dolgozik. Negyven perc kérdezés, átirat, majd ebből szerkeszt a gép olyan anyagot, ami helyzetekre van bontva. Ami nem hangzott el, az nem kerül bele, és ez a szabály tartja meg az anyag hitelét.

Miért nem elég a munkaköri leírás

A két doboz között az a tudás áll, amit senki nem ír le, mert aki birtokolja, annak már magától értetődő. A projekt egésze erre a negyven percre épül, a többi szerkesztés.

Mire lesz szükséged

Egy tapasztalt kolléga negyven perceOlyan, aki régóta csinálja és szívesen beszél róla. A hallgatag szakember is jó, csak több kérdés kell hozzá.

A meglévő dokumentumokSablonok, ellenőrzőlisták, rendszerleírások. Ezek a beszélgetés mellé kerülnek, nem helyette.

A felvételhez a kolléga hozzájárulása kell. Mondd ki az elején, mi lesz az anyaggal, és azt is, hogy a neve szerepel-e benne. Sokan szívesebben beszélnek, ha tudják, hogy a végén ők nézik át. Ez amúgy is jobb anyagot ad, mert az átnézés közben még eszükbe jut három dolog.

A projekt öt lépésben

01. LÉPÉS

Válaszd ki, kinek a tudását rögzíted

Három jel segít a választásban. Akit a legtöbben kérdeznek. Aki a következő két évben nyugdíjba megy. Akinek a szabadsága alatt megáll valami.

A harmadik a legbeszédesebb. Ha egy ember kéthetes szabadsága alatt feltorlódik egy folyamat, akkor abban a folyamatban van olyan tudás, ami sehol nincs leírva.

02. LÉPÉS

Készítsd el a kérdéssort

Rossz kérdés az, hogy mesélj a munkádról. Arra feladatlista jön. Konkrét helyzetekre kell kérdezni.

Mi az első dolog, amit reggel megnézel, és miért pont az
Mi az a hiba, amit minden új kolléga elkövet
Mikor kell szólnod a főnöködnek, és mikor dönthetsz magad
Mi az, amit a szabályzat másként mond, mint ahogy a gyakorlat megy
Kit hívsz fel, ha elakadsz, és milyen ügyben

A második kérdés hozza a legtöbbet. A tipikus hiba az a tudás, amit a tapasztalt kolléga már nem is tudatosan használ, viszont azonnal fel tud idézni, ha másokon látta.

A negyedik kérdés kényes, és ettől értékes. Ahol a gyakorlat eltér a szabályzattól, ott vagy a szabályzat elavult, vagy a gyakorlat kockázatos. Mindkettő olyan információ, amit a vezetés ritkán kap meg.

03. LÉPÉS

Vedd fel a beszélgetést

Negyven perc elég, és nem kell belőle interjúműsort csinálni. A kérdéssor a váz, a jó részek viszont a kitérőkben vannak, úgyhogy hagyd elmenni a beszélgetést, ha érdekes irányba indul.

Az átirat lesz a nyersanyag. Online beszélgetésnél a legtöbb eszköz megcsinálja magyarul is, személyes találkozónál egy telefon is elég hozzá.

04. LÉPÉS

Szerkesztesd helyzetekre

Tíz helyzet, mindegyik négy résszel. Mi a kiindulás, mi a teendő, mi a tipikus hiba, és kihez lehet fordulni.

Egy helyzet négy része

A harmadik sáv az, ami a szokásos betanító anyagokból hiányzik. Egy helyes lépéssor megtanulható máshonnan is, azt viszont, hogy mit ront el mindenki ugyanitt, csak attól lehet megtudni, aki már látta tízszer.

Beilleszthető utasítás Betanító anyagot szerkesztesz egy magyar vállalat munkatársának, egy beszélgetés átiratából. Tíz helyzetet emelsz ki, azokat, amik a leggyakrabban előfordulnak. Minden helyzethez négy részt írsz, mi a kiindulás, mi a teendő, mi a tipikus hiba, és kihez lehet fordulni. Kizárólag abból dolgozol, ami az átiratban elhangzott. Nem egészíted ki az általános jó gyakorlattal, nem találsz ki lépést, és nem simítod el az ellentmondásokat. Ha egy helyzet valamelyik része hiányzik, odaírod, hogy erről nem esett szó, és megfogalmazod azt a kérdést, amit vissza kell kérdezni. A kolléga szavait megtartod, a szakzsargont nem fordítod le, mert a cégben azt használják.

05. LÉPÉS

Próbáltasd ki egy új kollégával

Adj valakinek egy igazi feladatot a munkakörből, és csak ezt az anyagot. Ne magyarázz hozzá semmit, és figyeld, hol kérdez.

Ahol elakad, ott az anyag hiányos, és a hiány pontosan megfogalmazható. Ezt a listát viszed vissza a tapasztalt kollégához, és tíz perc alatt kitölti, mert konkrét kérdésre könnyű válaszolni.

Két vagy három ilyen kör után az anyag kész. Ennél tovább nem érdemes csiszolni, mert a maradék tudás olyan ritka helyzetekről szól, amiket amúgy is megbeszélnek, amikor előjönnek.

Amit a végén tudsz

A betanulás rövidül, és a tapasztalt kolléga kevesebbszer fordul meg a székében. Ennél tartósabb hozadék az, hogy a negyedik kérdés válaszai a vezetéshez is eljutnak, tehát kiderül, hol tér el a napi gyakorlat a leírt folyamattól.

A mérce az ötödik lépés. Ha az új kolléga a feladatot az anyag alapján végig tudja csinálni, az anyag jó. Ha háromszor kérdez, akkor három helyzet hiányzik belőle, és mind a három megírható.

Hol használd a cégben

Nyugdíjba menő szakemberekItt a legnagyobb a tét, és itt a legszűkebb az idő. Érdemes ezzel kezdeni.

Nagy fluktuációjú munkakörökÜgyfélszolgálat, raktár, gyártósor. A befektetett idő sokszor megtérül.

Egyszemélyes folyamatokAhol egy ember szabadsága megállít valamit. A helyettesítés így megoldható.

Vezetői átadásTerületváltásnál. A tipikus hiba sáv itt a kapcsolatokról és a szokásokról szól.

Ha ebből rendszer lenne

Egy munkakörre egy délután alatt elkészül. Azt, hogy a cég kritikus tudása sorra rögzüljön, és az anyagok fél év múlva is érvényesek legyenek, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.

AI képzés cégeknek

További projektek a Projektek oldalon. Ha a kész anyagból kereshető asszisztens is kellene, arról az AI asszisztens a céges dokumentumokból projekt szól.