Mit építesz
Van egy visszatérő feladat, amit minden cégben ugyanúgy végeznek. Valaki hétfőn reggel kinyit négy rendszert, kiszed belőlük huszonöt számot, beilleszti egy táblázatba, ír hozzá fél oldal magyarázatot, és elküldi a vezetésnek. Két és négy óra között. Ebből a gondolkodás tíz perc, a többi mozgatás.
Ebben a projektben nem a teljes riportot automatizáljuk, hanem a mozgatást és a magyarázó szöveg első változatát. A felelősség ott marad, ahol most van, mert a kiküldött riportot továbbra is ember írja alá.
Egyetlen szabály tartja össze az egészet. Az AI nem számol. A számot képlet adja a táblázatban, mert azt vissza lehet vezetni a forrásig, az AI által fejben kiszámolt értéket pedig nem.
Mire lesz szükséged
Üzleti szám nem megy akármelyik fiókba. Árbevétel, kintlévőség és bérköltség csak olyan előfizetésbe kerülhet, ahol a szolgáltató nem tanít a feltöltött adaton. Ha ez még nincs rendezve, az első körben cseréld le a számokat arányosan skálázott értékekre. A folyamat ugyanúgy végigvihető, és utána már csak az adatot kell kicserélni.
A projekt öt lépésben
Rajzold fel, honnan jön minden szám
Vedd elő az utolsó elküldött riportot, és minden számhoz írd oda három dolgot. Melyik rendszerből jön, ki szedi ki, és mennyi idő alatt. Ez a forrástérkép, és negyedóra alatt elkészül.
Három dolog derül ki belőle. Melyik szám jön kétszer ugyanonnan, csak más néven. Melyik számot nem nézi meg senki. Végül az a néhány, amire tényleg visszakérdez a vezetés.
Az utolsó a leghasznosabb. Egy riportban jellemzően huszonöt szám szerepel, és ebből öt és nyolc között van az, ami döntést befolyásol. A többivel nem automatizálni kell, hanem elhagyni.
Válaszd szét az állandó és a változó részt
A riport szerkezete hétről hétre ugyanaz, a tartalma változik. Készíts egy sablont, amiben a szerkezet fix, és jelöld meg azokat a helyeket, ahová új érték és új magyarázat kerül.
A jelölés legyen látványosan feltűnő, például szögletes zárójelben nagybetűvel. Ha a sablonban marad kitöltetlen hely, azt azonnal észre kell venni, mert a kiküldött riportban már senki nem veszi észre.
Itt derül ki az is, hogy a riport felépítése követi-e még a cég működését. Sok sablon három éve ugyanaz, közben a cég változott, és három olyan blokk van benne, amit senki nem olvas.
Egy munkafüzet, egy exportálás
Minden forrásrendszerből exportálj egy külön fülre, és csak annyi oszlopot, amennyi tényleg kell. Ez a kör nem integráció. Az exportálás kézi marad, és ez nem hiba, mert a munka időigénye nem itt van, hanem az összerakásban és a magyarázatban.
A számítás a táblázaté. Változás, terv és tény viszonya, előző évi azonos időszak, kumulált érték. Mindet képlet adja, egy összesítő fülön, ugyanabban a sorrendben, ahogy a riportban szerepelnek.
Ez a fül lesz az AI egyetlen bemenete. Nem a nyers export, nem négy fájl, hanem egy kész összesítő. Amit itt képlet számol ki, azt egy év múlva is meg lehet nézni. Amit az AI számolna ki, azt nem.
Írd meg az értelmező utasítást
Az AI a kész összesítőt kapja meg, és szöveget ír hozzá. Az utasításban négy dolgot kell előírni, és egy ötödiket megtiltani.
A negyedik kért pont az, ami a gépi riportokból rendre kimarad. Egy jó vezetői összefoglaló megmondja a saját határát is, mert attól lesz használható döntéshez.
A minősítés tilalma pedig attól védi meg a riportot, hogy marketing szöveg legyen belőle. A tizenkét százalékos visszaesés tény, a kiábrándító visszaesés már értelmezés, és azt a vezetés végzi, nem a riport.
Építsd be az ellenőrzést a kiküldés előtt
Három ellenőrzés, együtt öt perc.
- Két számot válassz ki szúrópróbával, és vezesd vissza a forrásrendszerig
- Nézd meg, hogy a szövegben szereplő minden érték megtalálható az összesítőben
- Keresd meg azt az állítást, ami nincs alátámasztva számmal, és töröld
Az első három héten mindhármat kézzel kell végigvinni. A negyedik hétre kiderül, hol szokott hibázni a folyamat, és onnantól az ellenőrzés arra a pontra szűkül.
Az aláíró ember marad. Nem jogi megfontolásból, hanem mert egyetlen rossz szám elég ahhoz, hogy a riportra fél évig senki ne támaszkodjon.
Amit a végén tudsz
A két órából húsz és harminc perc között lesz, és a riport rövidebb, mert a döntést nem befolyásoló számok kiestek. Ennél tovább él a forrástérkép. Abból látszik, melyik rendszerre mi épül, és amikor jön egy rendszercsere vagy egy riportkérés felülről, ebből derül ki, mi törik el.
Megvan a mérce is. Ha a kiküldött riport minden száma öt percen belül visszavezethető a forrásáig, a folyamat megbízható. Ha nem, akkor még van benne egy kézi lépés, amit nem írtunk le.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy riport egy délután alatt átépül. Az, hogy a cégben minden rendszeres riport így működjön, és fél év múlva is így működjön, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. Ha a riport mellé a dokumentumokból is kellene válasz, arról az AI asszisztens a céges dokumentumokból projekt szól.