Mit építesz

Egy pályázati vagy közbeszerzési anyag összeállítása tíz és harminc nap közötti munka, több ember idejével. A legdrágább hiba nem az, ha nem nyerünk, hanem az, ha a harmadik héten derül ki, hogy egy kizáró feltételnek nem felelünk meg.

A kiírások ötven és kétszáz oldal között vannak, a lényeges feltételek pedig szétszórva állnak bennük, részben hivatkozásként más dokumentumokra. Az átolvasás egy nap, és az üzletfejlesztés jellemzően nem olvassa végig, mert tíz kiírás érkezik hetente.

Ez a projekt egy fél órás szűrést épít. A cég alkalmassági adatai egy lapon állnak, a kiírás feltételei ehhez a laphoz mérődnek, és a végén három lista lesz. Amiben megfelelünk, amiben nem, és ami nem derül ki.

A három kimenet

A harmadik lista a legértékesebb. Egy kiírásban mindig van olyan feltétel, aminek az értelmezése nem egyértelmű, és erre a legtöbb helyen van hivatalos kérdezési lehetőség, határidővel. Ezt a határidőt szokták lekésni.

Mire lesz szükséged

Három korábbi kiírásLegyen köztük olyan, amin elindultál, és olyan is, amin végül nem. A második többet tanít.

A cég alkalmassági lapjaHa nincs, az első lépés megírja. Egy oldal, és minden pályázatnál újra kell majd.

A szűrő nem helyettesíti a jogi és a pályázatírói átnézést. Egy közbeszerzési kiírás értelmezése szakma, és a formai hibák önmagukban kizárást jelentenek. Ez a szűrő arra való, hogy a nekifutás előtt kiderüljön, van-e értelme, és hogy a szakértő idejét a lényegre fordítsuk.

A projekt öt lépésben

01. LÉPÉS

Írd össze a cég alkalmassági lapját

Egy oldal, és minden pályázatnál ugyanez kell. Érdemes egyszer rendesen megírni.

Árbevétel az elmúlt három évben
Létszám, és ebből a szakmai állomány
Referenciák, értékkel, évvel és megrendelővel
Tanúsítványok és azok érvényessége
Szakemberek végzettséggel és gyakorlati évvel
Pénzügyi mutatók, amikre a kiírások kérdezni szoktak

A referenciák listája a legtöbb cégnél hiányos, és ez a kiesések leggyakoribb oka. Ami nincs leírva értékkel és évvel, azt a pályázatban sem lehet felhasználni.

02. LÉPÉS

Bontsd a kiírást három csoportra

A kizáró feltétel az, aminek a hiánya azonnali kiesés. Az alkalmassági követelmény az, amit bizonyítani kell. Az értékelési szempont az, ami pontot ér.

A három más döntést kíván. A kizáró feltételnél nincs mérlegelés. Az alkalmasságnál az a kérdés, pótolható-e időben. Az értékelési szempontoknál pedig az, hogy versenyképes-e az ajánlatunk.

03. LÉPÉS

Kérj összevetést a lap és a kiírás között

Beilleszthető utasítás Pályázati kiírást vetsz össze egy magyar vállalat alkalmassági adataival. Megkapod a kiírás szövegét és a cég egyoldalas alkalmassági lapját. Minden feltételhez írsz egy sort, benne a feltétel megnevezésével, a kiírás vonatkozó pontjával, szó szerinti idézettel, és azzal, hogy megfelelünk, nem felelünk meg, vagy ez a lapból nem állapítható meg. Megkülönbözteted a kizáró feltételt, az alkalmassági követelményt és az értékelési szempontot. Kizárólag a két megadott dokumentumból dolgozol, a cégről meglévő tudásodat nem használod, és nem feltételezed, hogy egy adat igaz, ha a lapon nem szerepel. A végére felsorolod azokat a feltételeket, amelyek megfogalmazása többértelmű, és megírod, mit kellene megkérdezni a kiírótól.

A nem derül ki kategória a legtöbbet dolgozó rész. Ide kerül az, amiről a cég alkalmassági lapja hallgat, és az is, amit a kiírás kétféleképpen enged érteni.

04. LÉPÉS

Különítsd el a pótolhatót a véglegestől

A hiányzó tanúsítvány két hónap, a hiányzó referencia két év, egy hiányzó szakember pedig egy felvételi folyamat. A döntés ezen múlik, nem azon, hogy hány sorban nem felelünk meg.

Három kimenet lehet. Indulunk, nem indulunk, vagy indulunk partnerrel. A harmadik az, amire a szűrő leggyakrabban rávilágít, mert egy hiányzó referenciát konzorciumi partner pótolhat.

A döntést a határidő is eldönti. Ha a hiány pótolható, de a beadásig nincs rá idő, az ugyanaz, mintha nem lenne pótolható. Ezt érdemes a listán külön oszlopban jelölni, mert másfél hét múlva már más a válasz.

05. LÉPÉS

Teszteld olyan kiíráson, amin elindultál

Válassz egy korábbi kiírást, ahol tudod a végeredményt. Ha nyertetek, a szűrőnek nem szabad kizáró okot jeleznie. Ha kiestetek, a szűrőnek meg kell találnia, miért.

Ha egy valódi kiesés okát nem találja meg, az szinte mindig azt jelenti, hogy az alkalmassági lapról hiányzik egy sor. A lapot kell bővíteni, nem az utasítást csiszolni.

Akkor vagy kész, ha a három tesztkiírás eredményét helyesen adja vissza, és a nem derül ki listán olyan tételek szerepelnek, amikre tényleg rá kellett kérdezni.

Pótolható és végleges hiány

A döntés nem azon múlik, hány sorban nem felelünk meg, hanem azon, hogy a hiány pótolható-e a beadásig. Ha nem, az ugyanaz, mintha végleges lenne.

Amit a végén tudsz

A nekifutás előtti döntés fél óra lesz, és kevesebb olyan anyag indul el, ami úgyis kiesik. Ennél tartósabb, hogy a cég alkalmassági lapja naprakész, és ez minden pályázatnál időt spórol.

A mérce a formai okból elvesztett pályázatok száma. Ha ez nullára csökken, a szűrő dolgozik. Ha nem, akkor a kizáró feltételek köre hiányos, és a kiesett anyagból vissza kell tölteni a lapra.

Hol használd a cégben

KözbeszerzésKötött forma, szigorú kizáró okok. Itt a legnagyobb a formai kiesés kockázata.

Uniós és hazai pályázatHosszú kiírás, sok mellékletre hivatkozva. A nem derül ki lista itt a leghosszabb.

Nagyvállalati beszállítói pályázatAuditkövetelmények és tanúsítványok. Jellemzően ez pótolható a leghamarabb.

Keretszerződéses lehívásKisebb tét, gyakoribb döntés. A szűrés itt térül meg a legtöbbször.

Ha ebből rendszer lenne

Egy kiírás szűrő egy délután alatt felépíthető. Azt, hogy a cégben több helyen is így menjen, és fél év múlva is használják, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.

Szolgáltatások

További projektek a Projektek oldalon. A beadandó anyag összeállításáról az ajánlatkitöltő munkafolyamat projekt szól.