Mit építesz
A vezetői testület elé kerülő anyag jellemzően a szakterület munkájának teljes bemutatása. Harminc oldal, benne a módszertan, az előzmények, a piaci környezet és valahol a huszonharmadik oldalon az, hogy mit kellene eldönteni.
A döntéshozó ezt nem olvassa el, és nem azért, mert felületes. Hat ilyen anyag érkezik egy ülésre. Amit elolvas, az a vezetői összefoglaló, ha van, és abban ritkán szerepel alternatíva.
Ez a projekt egy oldalt készít a hosszú anyagból. Hat kötelező mezővel, oldalszámmal a forrásra, és azzal a mezővel, amit a legritkábban írnak ki, hogy mi az, amit ebből az anyagból nem lehet megtudni.
Mire lesz szükséged
Az egy oldal nem helyettesíti a hosszú anyagot. A szakmai háttér marad mellékletként, és a felelős szakterületé a tartalom. Az egy oldal arra való, hogy a döntéshozó a döntéshez szükséges dolgokat biztosan elolvassa, nem arra, hogy a munka kevesebb legyen.
A projekt öt lépésben
Rögzítsd a hat kötelező mezőt
Hat mező, fix sorrendben, és egyik sem hagyható üresen. Ha valamelyikre nincs válasz, az kiírandó, nem elhagyandó.
A két alternatíva mező az, ami a legtöbb vitát szüli. Az előterjesztő jellemzően egy megoldást hoz, mert abban hisz, és mert a másik kettő kidolgozása munka. Épp ezért kell kérni, mert a döntéshozó enélkül nem dönt, hanem jóváhagy.
Szedd ki a mezőket három régi anyagból kézzel
Vedd elő a három előterjesztést, és töltsd ki hozzájuk a hat mezőt magad. Negyedóra alatt megvan mind a három.
Két dolog derül ki belőle. Melyik mező hiányzik rendszeresen az anyagokból, és hogy a hosszú szöveg mekkora részét lehet elhagyni anélkül, hogy a döntés változna.
Ez a lépés amúgy is megéri az idejét, mert a hiányzó mezők listája már az előterjesztés sablonját is javítja.
Írd meg az utasítást a hat mezőre
A külső adat tilalma itt külön fontos. Ha a modell hoz egy iparági számot a saját tudásából, az a testület elé kerül forrás nélkül, és onnantól tényként él tovább.
Tedd kötelezővé az üres mező jelzését
Az üres mező nem hiba az előterjesztésben, hanem információ a döntéshozónak. Azt mondja meg, hogy a döntéshez hiányzik valami.
Ez a mező az, ami miatt az egész projekt megéri. Egy jó döntés nem attól jó, hogy mindent tudunk, hanem attól, hogy tudjuk, mit nem tudunk, és eldöntjük, megvárjuk-e.
A javaslat marad az előterjesztőé. A gép nem állít össze javaslatot a saját megítélése alapján, hanem azt írja le, amit az anyag javasol. Ha az anyagban nincs egyértelmű javaslat, az önmagában is jelzés, és akkor az anyag megy vissza, nem a döntés megy tovább.
Futtasd le a következő valódi anyagon
A legközelebbi előterjesztésnél készüljön el az egy oldal, és az menjen a testület elé, a hosszú anyag pedig mellékletként.
Két dolgot figyelj az ülésen. Kérdeznek-e olyat, ami az egy oldalon nem szerepelt, és hoz-e vitát az alternatívák mező. Az első a hiányt mutatja, a második azt, hogy a döntés tényleg döntés lett.
Akkor jó, ha a hosszú anyagot az ülésen senki nem üti fel, viszont az alternatívákról beszélnek.
Amit a végén tudsz
A testületi ülés rövidül, és a döntések megalapozottabbak lesznek, mert alternatíva is kerül eléjük. Ennél tartósabb, hogy a hat mező lassan az előterjesztések sablonjává válik, és akkor már a szakterület is így gondolkodik.
A mérce a hiányzó információ mező. Ha az rendszeresen üres, akkor vagy tényleg minden adat megvan, vagy a gép nem meri kimondani a hiányt. A második a gyakoribb, és az utasítás szigorításával javítható.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy döntési sablon egy délután alatt felépíthető. Azt, hogy a cégben több helyen is így menjen, és fél év múlva is használják, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. Ha a beérkező ajánlatokat is össze kellene vetni, arról a beszerzési ajánlatok összehasonlítása projekt szól.