Mit építesz
Három ajánlat érkezik ugyanarra a beszerzésre, és egyik sem a kiírás szerkezetét követi. Az egyikben a szállítás benne van, a másikban külön soron, a harmadikban sehol. Az egyik két év garanciát ad, a másik hármat, felárral.
Az összehasonlítás így kézi munka, és fél nap. A nagyobb baj az, hogy a hiányzó tétel nem tűnik fel. Ami nincs leírva az ajánlatban, az a táblázatban nulla forintként szerepel, és a legolcsóbb ajánlat a számlázásnál lesz a legdrágább.
Ez a projekt közös rácsot épít. A sorok a kiírásból jönnek, nem az ajánlatokból, és ami egy ajánlatból hiányzik, az hiányként jelenik meg, nem nullaként.
Mire lesz szükséged
Az ajánlatok üzleti titkot tartalmaznak. Az ár, a kedvezmény és a feltételek olyan adatok, amiket a szállító versenytársa is szívesen látna. Vállalati előfizetés kell hozzá, és a gyakorláshoz érdemes a cégneveket lecserélni.
A projekt öt lépésben
Állítsd fel a rácsot a kiírásból
A sorok a kiírás tételei. Minden, amit kértünk, külön sor, és mellé az is, ami a teljes bekerüléshez tartozik, akkor is, ha a kiírásban nem szerepelt.
- A termék vagy szolgáltatás maga, mennyiséggel
- Szállítás és üzembe helyezés
- Betanítás és dokumentáció
- Garancia tartama és tartalma
- Garancián túli szerviz díja
- Fizetési feltétel és határidő
Ha nem volt írásos kiírás, ez a lépés megírja utólag, és a következő beszerzésnél már ebből indultok. Ez az a munka, ami a legtöbbet hozza, és nem gépi.
Kérj kivonatot ajánlatonként a rács soraira
Az utolsó kérés gyakran hoz meglepetést. Ami egy ajánlatban extra tételként szerepel, az jellemzően olyasmi, amire a kiírás nem gondolt, és amire a másik kettőnél is rá kell majd kérdezni.
Számoltasd ki a teljes bekerülést táblázattal
Az összeadás a táblázaté. Az ajánlati ár mellé a szállítás, az üzembe helyezés, a betanítás és a garancián túli szerviz várható díja, a tervezett élettartamra.
A hiányzó tételeknél nem nulla kerül a cellába, hanem jelölés. A táblázat alján két szám áll, a biztosan ismert költség és az, ami a hiányok tisztázása után még hozzájöhet.
Jelöld külön a nem összehasonlítható tételeket
A két és a három év garancia nem számolható át pénzre, és nem is szabad megpróbálni. Ugyanez igaz az eltérő teljesítményre, a szállítási határidőre és a referenciákra.
Ezek külön listára mennek, szövegesen. A döntésnél ezek fogják eldönteni a dolgot, ha az árak közel vannak, és jobb, ha nem egy kitalált átváltási szorzó rejti el őket.
A rangsorolást és a döntést ember végzi
A súlyozás üzleti döntés, és az ajánlatok megnyitása előtt kell rögzíteni írásban. Mennyit ér az egy évvel hosszabb garancia, mennyit a két héttel korábbi szállítás.
A gép ehhez nem ad hozzá semmit, és nem is kérjük tőle. Amit ad, az a rács és a hiányok listája, és ez önmagában fél napot takarít meg.
Akkor jó a rács, ha a döntés egy mondatban megindokolható valakinek, aki nem volt ott. Ha ehhez vissza kell nyitni az ajánlatokat, a rácsból hiányzik egy sor.
Amit a végén tudsz
Az összehasonlítás fél napról egy órára rövidül, és a hiányok a döntés előtt derülnek ki. Ennél tartósabb, hogy a rács sorai a következő ajánlatkérés szerkezetévé válnak, és akkor a beérkező ajánlatok is összehasonlíthatóbbak lesznek.
A mérce az utólagos pótszámla. Ha a beszerzés után olyan tétel kerül kiszámlázásra, amiről nem volt szó, akkor a rácsból hiányzott egy sor, és azt a sort érdemes hozzáadni.
Hol használd a cégben
Ha ebből rendszer lenne
Egy összehasonlító rács egy délután alatt felépíthető. Azt, hogy a cégben több helyen is így menjen, és fél év múlva is használják, már szervezeti munka. A négyhetes AI intenzív erről szól, a sales, a pénzügy és az operáció csapatával tizenöt és húsz közötti valódi folyamatot építünk át.
További projektek a Projektek oldalon. A nyertes ajánlat szerződéséről a szerződés eltérés jelző, a számlázásról pedig a beszállítói számla egyeztetés projekt szól.